Allgemeine Geschäftsbedingungen
AGB für den Software-as-a-Service-Dienst Shiftdesk. Die Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmerinnen und Unternehmer im Sinne von § 14 BGB.
§ 1 Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen Valerie Koch, handelnd unter „Shiftdesk“ (nachfolgend „Anbieterin“), und dem Kunden über die Nutzung des Software-as-a-Service-Dienstes Shiftdesk.
(2) Kunde im Sinne dieser AGB ist ausschließlich ein Unternehmer nach § 14 BGB, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern (§ 13 BGB) werden nicht geschlossen.
(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als die Anbieterin ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
(4) „Dienst“ bezeichnet die jeweils aktuelle Version der Shiftdesk-Plattform nebst zugehöriger Dokumentation, wie auf shiftdesk.app beschrieben.
§ 2 Leistungsgegenstand
(1) Die Anbieterin stellt dem Kunden den Dienst „Shiftdesk“ über das Internet zur Nutzung zur Verfügung. Shiftdesk unterstützt den Kunden insbesondere bei Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Reporting und der Vorbereitung von Lohnabrechnungsdaten.
(2) Der konkrete Funktionsumfang bestimmt sich nach dem vom Kunden gewählten Tarif und der zum Vertragsschluss geltenden Leistungsbeschreibung unter shiftdesk.app.
(3) Die Anbieterin behält sich vor, den Dienst weiterzuentwickeln, zu aktualisieren und einzelne Funktionen zu ändern oder zu ersetzen, soweit dies dem Kunden zumutbar ist und der vertraglich geschuldete Leistungsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird.
(4) Eine Installation auf Hardware des Kunden („on-premise“) ist nicht geschuldet.
§ 3 Keine Rechts-, Steuer-, Lohn- oder Unternehmensberatung
(1) Der Dienst unterstützt den Kunden dabei, arbeitsrechtliche, steuerrechtliche, sozialversicherungsrechtliche und betriebswirtschaftliche Sachverhalte strukturiert zu erfassen und auszuwerten. Hinweise, Warnungen und Auswertungen des Dienstes (etwa zur täglichen Höchstarbeitszeit nach ArbZG, zu Ruhezeiten, zu Minijob-Grenzen, zur Lohnvorbereitung oder zu DATEV-Exporten) haben ausschließlich informatorischen Charakter.
(2) Der Dienst erbringt insbesondere keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (§ 2 RDG), keine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (§§ 1 ff. StBerG), keine Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie keine Unternehmensberatung.
(3) Die rechtliche, steuerliche und unternehmerische Verantwortung für sämtliche Entscheidungen, die der Kunde auf Grundlage von Hinweisen, Warnungen oder Auswertungen des Dienstes trifft, liegt ausschließlich beim Kunden. Der Kunde hat bei Bedarf einen qualifizierten Berater (Rechtsanwalt, Steuerberater, Lohnbüro) hinzuzuziehen.
(4) Die Hinweise, Warnungen, Prüfungen und Auswertungen des Dienstes dienen der technischen Unterstützung des Kunden. Sie ersetzen keine rechtliche, steuerliche, sozialversicherungsrechtliche oder lohnabrechnungsbezogene Prüfung im Einzelfall. Der Kunde bleibt für die Prüfung und Umsetzung arbeitsrechtlicher, steuerlicher, sozialversicherungsrechtlicher und abrechnungsbezogener Pflichten selbst verantwortlich. Die Haftung der Anbieterin richtet sich ausschließlich nach § 10.
(5) DATEV- und Lohnexport-Hinweis. DATEV- und Lohnexporte dienen ausschließlich der technischen Vorbereitung der weiteren Lohnabrechnung. Die Anbieterin erstellt keine Lohnabrechnung und übernimmt keine Prüfung der steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen oder lohnabrechnungsbezogenen Richtigkeit der vom Kunden eingegebenen Daten. Exporte sind vor Weitergabe oder Verarbeitung durch den Kunden, Steuerberater oder das Lohnbüro auf Plausibilität und Vollständigkeit zu prüfen.
(6) Arbeitszeitrechtliche Prüfhinweise. Arbeitszeitrechtliche Prüfhinweise im Dienst (insbesondere zu ArbZG, MuSchG und JArbSchG) sind automatisierte Plausibilitäts- und Warnhinweise auf Basis der vom Kunden eingegebenen Daten. Sie ersetzen keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Die abschließende Entscheidung über Dienstpläne, Arbeitszeiten, Ausnahmen und arbeitsrechtliche Maßnahmen trifft ausschließlich der Kunde.
(7) Tarif-abhängige Compliance-Funktionen. Live-Hinweise zu arbeitszeitrechtlichen Grenzen (insbesondere zur täglichen Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG, zur täglichen Ruhezeit nach § 5 ArbZG, zur wöchentlichen Höchstarbeitszeit nach § 3 i. V. m. § 7 ArbZG) sowie das Compliance-Dashboard sind kostenpflichtige Zusatzfunktionen ab Tarif Pro. Im Tarif Basic werden diese Hinweise und Auswertungen nicht angezeigt. Ihre Abwesenheit entbindet den Kunden nicht von seinen arbeitszeitrechtlichen Pflichten als Arbeitgeber; die Verantwortung für die Einhaltung des ArbZG und der weiteren arbeitszeitrechtlichen Vorschriften liegt in jedem Tarif ausschließlich beim Kunden (§ 22 ArbZG). Die Compliance-Funktionen sind derzeit als Beta-Funktion gekennzeichnet und werden iterativ weiterentwickelt. Sie können Fehler enthalten oder Hinweise unvollständig auswerten. Der Kunde verlässt sich auf diese Funktion nicht als alleinige Compliance-Sicherung; eine zweite manuelle oder beratergestützte Prüfung durch den Kunden bleibt arbeitgeberseitig zwingend.
§ 4 Vertragsschluss, Testphase
(1) Die Darstellung des Dienstes und seiner Tarife auf shiftdesk.app stellt kein bindendes Angebot der Anbieterin dar. Der Kunde gibt durch Abschluss des Registrierungsvorgangs bzw. durch Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs ein Angebot zum Vertragsschluss ab. Die Anbieterin nimmt dieses Angebot durch Freischaltung des Zugangs oder durch ausdrückliche Bestätigung per E-Mail an.
(2) Sofern eine kostenlose Testphase (Trial) angeboten wird, beträgt diese vierzehn (14) Kalendertage ab Aktivierung des Kontos und endet automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Ein Entgelt fällt während der Testphase nicht an. Eine Verlängerung der Testphase ist ausgeschlossen.
(3) Wurde bis zum Ende der Testphase keine gültige Zahlungsmethode hinterlegt, wird das Konto pausiert. Im pausierten Status bleiben die im Konto gespeicherten Daten weiterhin einsehbar und exportierbar (Read-Only-Modus); Schreib-Aktionen, insbesondere das Anlegen oder Ändern von Mitarbeiterstammdaten, Schichten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten, sind temporär blockiert. Die Anbieterin weist hierauf durch einen Hinweisbanner im Kunden- Dashboard sowie durch eine E-Mail-Benachrichtigung hin.
(4) Wird das Konto nicht innerhalb von dreißig (30) Tagen nach Eintritt des pausierten Status durch Hinterlegen einer Zahlungs- methode reaktiviert, erfolgt eine automatische ordentliche Kündigung des Vertrages durch die Anbieterin. Die ordentliche Kündigung wird dem Kunden per E-Mail bestätigt.
(5) Nach Wirksamwerden einer Kündigung — sei es durch Kunden- Kündigung, automatische Kündigung gemäß Absatz 4 oder außer- ordentliche Kündigung gemäß § 5 — werden personenbezogene Daten und Personalstammdaten (insbesondere Mitarbeiter, Arbeitszeiten, Schichten, Abwesenheiten, Personaldokumente) innerhalb von dreißig (30) Tagen vollständig gelöscht (DSGVO Art. 17). Diese Frist gilt zugleich als Reaktivierungsfenster: bis zur Löschung kann der Kunde durch erneutes Hinterlegen einer Zahlungsmethode die Wiederinbetriebnahme veranlassen. Steuerrelevante Rechnungs- belege sowie die zugehörigen Stamm-Referenzen werden gemäß § 257 HGB / § 14 UStG abweichend hiervon für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn (10) Jahren gespeichert; eine Verwendung über den steuerlichen Zweck hinaus erfolgt nicht.
(6) Nach Ablauf einer Testphase wird ein kostenpflichtiges Abonnement nur dann aktiviert, wenn der Kunde dies aktiv durch Hinterlegung einer Zahlungsmethode bestätigt.
§ 5 Laufzeit, Kündigung
(1) Der Vertrag wird — sofern nicht anders vereinbart — auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Mindestvertragslaufzeit und die Kündigungsfrist richten sich nach dem gewählten Tarif.
(2) Monatlich gebuchte Tarife können vom Kunden mit einer Frist von einem Tag zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden. Jährlich gebuchte Tarife können mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt werden.
(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für die Anbieterin insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung des Entgelts für zwei aufeinanderfolgende Monate in Verzug ist.
(4) Kündigungen bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Eine Kündigung per E-Mail an support@shiftdesk.app sowie über die in der Anwendung bereitgestellte Kündigungsmöglichkeit genügt der Textform.
§ 6 Preise, Zahlung, Verzug
(1) Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses veröffentlichten Preise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Alle Preise verstehen sich in Euro.
(2) Die Vergütung wird zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums (Monat oder Jahr) im Voraus fällig.
(3) Die Zahlung erfolgt — sofern nicht anders vereinbart — per SEPA-Lastschrift, Kreditkarte oder über den integrierten Zahlungsdienstleister. Der Kunde ist verpflichtet, für eine ausreichende Deckung zu sorgen.
(4) Gerät der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, ist die Anbieterin berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 Abs. 2 BGB) sowie eine Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) zu verlangen. Die Anbieterin ist zudem berechtigt, den Zugang zum Dienst zu sperren, bis die offenen Forderungen vollständig beglichen sind.
(5) Die Anbieterin ist berechtigt, die Entgelte mit einer Ankündigungsfrist von zwei Monaten anzupassen. Eine solche Anpassung bedarf der Zustimmung des Kunden gemäß § 13 dieser AGB. Dem Kunden steht ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung zu.
§ 7 Nutzungsrechte und Mitwirkungspflichten
(1) Die Anbieterin räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung des Dienstes im Rahmen der vereinbarten Tarifmerkmale ein.
(2) Der Kunde stellt sicher, dass
- a) die Zugangsdaten vertraulich behandelt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden,
- b) die in Shiftdesk eingepflegten Daten inhaltlich korrekt und aktuell sind,
- c) die für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten erforderlichen arbeits- und datenschutzrechtlichen Grundlagen (insbesondere Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO, gegebenenfalls Betriebsvereinbarungen, Einwilligungen) vom Kunden selbst geschaffen werden,
- d) er eine eigene, vom Dienst unabhängige Sicherung der für ihn geschäftskritischen Daten vornimmt, soweit dies über die von der Anbieterin bereitgestellten Exportfunktionen erforderlich ist.
(3) Die Pflicht der Anbieterin zur Datensicherung bleibt unberührt.
§ 8 Verfügbarkeit
(1) Die Anbieterin strebt eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99 % im Jahresmittel an. Ausgeschlossen von der Verfügbarkeitsberechnung sind geplante Wartungsfenster, höhere Gewalt sowie Ausfälle, die auf Handlungen oder Unterlassungen Dritter (z. B. Infrastrukturanbieter) zurückzuführen sind und die die Anbieterin nicht zu vertreten hat.
(2) Ein Service Level im Sinne einer garantierten Verfügbarkeit mit Vertragsstrafen oder Gutschriften ist nicht Gegenstand dieses Vertrages, sofern nicht ausdrücklich schriftlich anders vereinbart.
(3) Wartungsfenster werden — soweit planbar — mindestens 24 Stunden im Voraus angekündigt und nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt.
§ 9 Gewährleistung
(1) Auf den Vertrag finden die mietvertraglichen Regelungen der §§ 535 ff. BGB Anwendung, soweit diese AGB keine abweichenden Regelungen treffen.
(2) Die verschuldensunabhängige Haftung nach § 536a Abs. 1 BGB (Haftung für anfängliche Mängel) wird ausgeschlossen. § 10 bleibt unberührt.
(3) Mängel sind der Anbieterin unverzüglich nach Entdeckung in Textform unter Beschreibung der Symptome anzuzeigen.
§ 10 Haftung
(1) Die Anbieterin haftet unbeschränkt
- a) bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
- b) für die Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
- c) nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes sowie
- d) im Umfang einer von der Anbieterin übernommenen Garantie.
(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) ist die Haftung der Anbieterin der Höhe nach auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
(3) Im Übrigen ist die Haftung der Anbieterin bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
(4) Für fachliche Entscheidungen des Kunden auf Grundlage von Hinweisen, Warnungen, Exporten oder Auswertungen des Dienstes haftet die Anbieterin nur nach Maßgabe der vorstehenden Absätze. Der Kunde bleibt für die rechtliche, steuerliche, lohnabrechnungsbezogene, sozialversicherungsrechtliche und arbeitsorganisatorische Prüfung im Einzelfall verantwortlich.
(5) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen der Anbieterin.
(6) Der Kunde ist verpflichtet, angemessene Maßnahmen zur Schadensabwehr und -minderung zu ergreifen, insbesondere für eine regelmäßige, vom Dienst unabhängige Datensicherung zu sorgen.
§ 11 Datenschutz und Auftragsverarbeitung
(1) Die Anbieterin verarbeitet personenbezogene Daten, die der Kunde in den Dienst eingibt oder generieren lässt (insbesondere Beschäftigtendaten), ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag des Kunden. Der Kunde ist insoweit Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO, die Anbieterin ist Auftragsverarbeiterin im Sinne von Art. 4 Nr. 8, Art. 28 DSGVO.
(2) Die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung regelt der zwischen den Parteien geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Maßgeblich ist die bei Vertragsschluss einbezogene Fassung, sofern nicht später eine geänderte Fassung nach Maßgabe dieser AGB oder der im AVV geregelten Änderungsmechanismen wirksam einbezogen wird.
(3) Die Verarbeitung personenbezogener Daten, für die die Anbieterin selbst Verantwortliche ist (z. B. Registrierungs- und Rechnungsdaten des Kunden), ist in der Datenschutzerklärung unter shiftdesk.app/datenschutz beschrieben.
§ 12 Geheimhaltung
(1) Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Durchführung dieses Vertrages zur Kenntnis gelangten Geschäftsgeheimnisse der anderen Partei (§ 2 Nr. 1 GeschGehG) vertraulich zu behandeln, angemessene Schutzmaßnahmen zu ergreifen und nur für die Zwecke dieses Vertrages zu verwenden.
(2) Die Verpflichtung besteht über das Vertragsende hinaus für die Dauer von drei Jahren fort.
(3) Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich bekannt sind, der empfangenden Partei bereits vor Mitteilung bekannt waren oder die aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offengelegt werden müssen.
§ 13 Änderungen dieser AGB, Preise und Leistungen
(1) Die Anbieterin kann diese AGB ändern, soweit die Änderung wegen geänderter gesetzlicher Vorgaben, höchstrichterlicher Rechtsprechung, technischer Weiterentwicklung des Dienstes, Sicherheitsanforderungen, Änderungen eingesetzter Subprozessoren oder sonstiger sachlicher Gründe erforderlich oder für den Kunden zumutbar ist.
(2) Änderungen werden dem Kunden spätestens zwei Monate vor ihrem geplanten Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Die Mitteilung enthält den Inhalt der Änderung, den Zeitpunkt des Inkrafttretens und einen Hinweis auf das Zustimmungserfordernis.
(3) Änderungen werden nur wirksam, wenn der Kunde ihnen ausdrücklich zustimmt. Eine bloße Weiternutzung gilt nicht als Zustimmung.
(4) Stimmt der Kunde nicht zu, wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgeführt, soweit dies technisch, rechtlich und wirtschaftlich zumutbar ist. Ist der Anbieterin eine Fortführung zu den bisherigen Bedingungen nicht zumutbar, kann sie den Vertrag ordentlich zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens der Änderung kündigen.
(5) Preisänderungen und wesentliche Leistungsänderungen werden gesondert mitgeteilt. Dem Kunden steht bei Preisänderungen und wesentlichen Leistungsänderungen ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens zu.
§ 14 Vertragsbeendigung, Datenexport, Datenlöschung
(1) Der Kunde kann bis zum Ende der Vertragslaufzeit die von ihm eingegebenen und erzeugten Daten über die in der Anwendung bereitgestellten Exportfunktionen herunterladen.
(2) Nach Vertragsende stellt die Anbieterin dem Kunden auf schriftliche Anfrage hin für einen Zeitraum von 30 Tagen nochmals die Möglichkeit eines Datenexports zur Verfügung.
(3) Nach Ablauf dieser Frist löscht die Anbieterin die personenbezogenen Daten des Kunden gemäß den Vorgaben des AVV, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.
(4) Anonymisierte und aggregierte Daten, die keinen Rückschluss auf den Kunden oder einzelne natürliche Personen zulassen, darf die Anbieterin über das Vertragsende hinaus zur Verbesserung des Dienstes weiterverwenden.
§ 15 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Bielefeld, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Eine salvatorische Ersetzung findet im Rahmen des gesetzlich Zulässigen statt.
(4) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Textformklausel.
(5) Die Anbieterin ist berechtigt, zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen Unterauftragnehmer einzusetzen. Im Bereich der Auftragsverarbeitung gelten die Regelungen des AVV vorrangig.
Stand: 17. Mai 2026