Zeiteinträge prüfen und genehmigen

Zeiteinträge prüfen und genehmigen

Als Manager bist Du dafür verantwortlich, dass die erfassten Arbeitszeiten korrekt sind, bevor sie in die Lohnvorbereitung wandern. Dieser Artikel zeigt Dir den Prüf- und Genehmigungsworkflow.

Wo finde ich die offenen Einträge?

Gehe zu Arbeitszeitprotokoll im Dashboard. Standardmäßig siehst Du die Wochenansicht. Filtere oben rechts nach Status: Ausstehend, um nur die noch nicht genehmigten Einträge anzuzeigen.

Einträge einzeln genehmigen

1. Klicke auf einen Eintrag in der Liste.
2. Prüfe Plan, Ist und Abweichung in der Detailansicht.
3. Prüfe Pausen, Notizen und ggf. den GPS-Stempel.
4. Klicke auf Genehmigen, um den Eintrag freizugeben — oder auf Ablehnen mit Begründung.

Sammelgenehmigung

Wenn Du viele Einträge auf einmal prüfen willst:

1. Setze Filter (z. B. Standort, Abteilung, Datumsbereich).
2. Markiere mehrere Einträge über die Checkboxen oder wähle Alle anzeigen.
3. Klicke oben auf Sammelgenehmigen.
4. Bestätige im Dialog mit der Anzahl der betroffenen Einträge.

Die Sammelaktion überspringt automatisch Einträge mit Warnungen (z. B. Ueberstunden über dem ArbZG-Limit oder fehlende Pause).

Was bedeutet "genehmigt"?

• Der Status wechselt von pending auf approved.
• Der Eintrag bleibt editierbar, bis die Periode gesperrt wird.
• Sobald Du den Monat schliesst (Status locked), kann nur noch ein Administrator durch ein Reopen ändern.
• Genehmigte und gesperrte Einträge werden in die Lohnvorbereitung übernommen.

Auto-Approve

Wenn Dein Standort Auto-Approve aktiviert hat, werden Einträge ohne Abweichung automatisch genehmigt. Du musst dann nur die Ausnahmen prüfen — siehe Erfassungsmodi für Details zur Auto-Approve-Toleranz.

Tipp

Genehmige idealerweise täglich oder spätestens wöchentlich. Je früher Du prüfst, desto leichter sind Korrekturen.