Über Shiftdesk
Shiftdesk entstand mitten im Arbeitsalltag.
Ich bin Valerie Koch, Gründerin von Shiftdesk. Die Idee entstand in unserem eigenen E-Commerce-Betrieb. Dort gehören Dienstpläne, unterschiedliche Arbeitszeiten und die Vorbereitung für die Lohnabrechnung genauso zum Alltag wie das Verpacken und Versenden von Bestellungen.
Ich wollte diese Aufgaben einfacher zusammenbringen. Daraus wurde Shiftdesk.
Valerie Koch
Die Anfänge
Am Anfang stand unser eigener Betrieb
Seit vielen Jahren bin ich im E-Commerce tätig. Zu unserem Unternehmen gehört ein eigenes Lager, in dem Bestellungen kommissioniert, verpackt und versendet werden. Damit das funktioniert, muss auch die Organisation im Team stimmen.
Wer ist wann verfügbar? Wie berücksichtigen wir Urlaub? Was passiert, wenn kurzfristig jemand ausfällt? Und wie behalten wir im Blick, welche Stunden tatsächlich gearbeitet wurden?
Solche Fragen begleiten einen durch den Tag. Ein veröffentlichter Dienstplan beantwortet nur einen Teil davon. Änderungen müssen das Team erreichen, Zeiten müssen stimmen und am Monatsende braucht die Steuerkanzlei verlässliche Daten.
Genau hier begann meine Suche nach einer Lösung für unseren Betrieb.
Die Suche
Was uns im Alltag gefehlt hat
Ich habe verschiedene Systeme ausprobiert und mir viele Lösungen angesehen. Einige waren wirklich gut. Trotzdem passte für unsere Arbeitsweise fast immer ein Teil nicht: eine fehlende Funktion, eingeschränkte Exporte oder Abläufe, die unnötig kompliziert wurden.
Oft blieben Aufgaben voneinander getrennt. Der Plan stand in einem System, Verfügbarkeiten wurden separat mitgeteilt und für die Lohnabrechnung mussten Daten erneut aufbereitet werden. Die Arbeit an den Übergängen blieb bei uns.
Mit der Zeit wurde klarer, was ich mir wünschte: eine Lösung, die die wichtigsten Aufgaben eines Schichtbetriebs miteinander verbindet und sich im Alltag selbstverständlich bedienen lässt.
„Welche Software hätte ich selbst gerne für meinen eigenen Betrieb?“
Unsere Idee
Aus einzelnen Aufgaben sollte ein Ablauf werden
Bei Shiftdesk haben wir mit den Aufgaben begonnen, die wir selbst jeden Tag zusammenbringen mussten. Die Dienstplanung braucht Informationen über Mitarbeitende, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten. Der veröffentlichte Plan muss anschließend beim Team ankommen.
Danach geht die Arbeit weiter. Über die Zeiterfassung werden tatsächlich geleistete Stunden sichtbar. Sie lassen sich mit den geplanten Zeiten vergleichen und für den Monatsabschluss vorbereiten.
Für mich gehört das zusammen. Informationen sollen an der nächsten Stelle weiterhelfen, ohne dass jemand sie jedes Mal neu zusammensuchen muss. Dieser Zusammenhang bestimmt, wie wir Shiftdesk entwickeln.
Der Blick aufs Team
Einfachheit entscheidet sich im Team
Eine Sache war mir von Anfang an besonders wichtig: Die Software muss auch für die Menschen funktionieren, die mit dem Dienstplan arbeiten.
Mitarbeitende möchten ihren nächsten Dienst finden, ihre Arbeitszeit erfassen und wissen, wenn sich etwas geändert hat. Das sollte ohne lange Einweisung möglich sein.
Deshalb gehört die Shiftdesk Mitarbeiter-App für mich zum Kern der Idee. Sie bringt die wichtigsten Informationen auf das Smartphone. Für Betriebe, in denen Arbeitszeiten an einem gemeinsamen Gerät erfasst werden sollen, gibt es auch die Möglichkeit eines Tablet-Terminals.
„So viel Funktion wie nötig. So wenig Komplexität wie möglich.“
Bis zum Monatsabschluss
Der Monat endet nicht mit dem letzten Dienst
Aus unserem eigenen Alltag kenne ich auch die Arbeit, die am Monatsende beginnt. Stunden müssen geprüft und Daten so vorbereitet werden, dass die Steuerkanzlei damit weiterarbeiten kann.
Gerade hier wollte ich die Verbindung verbessern. Wenn Informationen bereits digital vorliegen, sollen sie sich für die nächsten Schritte nutzen lassen.
Deshalb gehört das Kanzlei-Portal zu Shiftdesk. Unternehmen können ihre Kanzlei einladen und ihr Zugriff auf die dafür freigegebenen Daten geben. Berechtigte Kanzleien können vorbereitete Daten prüfen und für die weitere Lohnabrechnung exportieren.
Die eigentliche Lohnabrechnung bleibt bei der Kanzlei beziehungsweise der dafür eingesetzten Lohnsoftware. Shiftdesk unterstützt die Vorbereitung und Übergabe.
Mit dem Kanzlei-Verzeichnis entsteht außerdem ein Ort, an dem Unternehmen und Kanzleien zusammenfinden können. Auch dahinter steckt derselbe Gedanke: Zusammenarbeit soll einfacher werden.
Was uns antreibt
Was wir uns bei Shiftdesk bewahren wollen
Shiftdesk wird in Bielefeld entwickelt und richtet sich an Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Was mit den Anforderungen unseres eigenen Betriebs begonnen hat, soll auch anderen kleinen und mittelständischen Unternehmen den Alltag erleichtern.
Bei der Weiterentwicklung hilft mir der Blick als Unternehmerin. Ich kenne kurzfristige Ausfälle, unterschiedliche Arbeitszeiten und den Aufwand am Monatsende. Deshalb frage ich bei neuen Funktionen zuerst, welchen konkreten Nutzen sie im Betrieb haben.
Shiftdesk soll verständlich bleiben, auch wenn neue Möglichkeiten dazukommen. Mitarbeitende sollen ihre Informationen ohne Umwege erreichen. Und Daten sollen dort weiterhelfen, wo sie gebraucht werden.
An diesem Anspruch möchten wir uns messen lassen.
Valerie Koch
Gründerin von Shiftdesk
Bielefeld, Ostwestfalen
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