eAU richtig organisieren: So funktioniert die elektronische Krankmeldung
Seit 2023 gibt es den gelben Schein nicht mehr. Wie das eAU-Verfahren funktioniert, welche Rückmeldecodes es gibt und wie du den Prozess im Betrieb organisierst.
Seit Januar 2023 gibt es den gelben Schein nicht mehr — zumindest nicht für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer. Stattdessen werden Krankmeldungen digital übermittelt: vom Arzt an die Krankenkasse, vom Arbeitgeber dort elektronisch abgerufen. Das klingt einfach — in der Praxis gibt es aber Stolperstellen.
Dieser Artikel zeigt, wie das eAU-Verfahren funktioniert, was du als Arbeitgeber tun musst und wie du den Prozess im Betrieb sauber organisierst.
Was ist die eAU?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist die digitale Krankmeldung. Seit dem 1. Januar 2023 übermitteln Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsdaten nicht mehr auf Papier, sondern elektronisch an die Krankenkasse des Versicherten. Der Arbeitgeber ruft die Daten anschließend bei der Krankenkasse ab.
Was sich geändert hat
Der Arbeitnehmer gibt dem Arbeitgeber keinen Papierschein mehr. Er informiert den Arbeitgeber aber weiterhin über die Krankmeldung und deren voraussichtliche Dauer. Der Arbeitgeber ruft die Daten anschließend elektronisch ab.
So funktioniert das eAU-Verfahren
Der Ablauf in drei Schritten:
Arzt stellt AU fest
Der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und übermittelt die Daten elektronisch an die Krankenkasse des Versicherten. Der Patient erhält weiterhin einen Ausdruck für seine Unterlagen.
Arbeitnehmer informiert Arbeitgeber
Der Mitarbeiter meldet sich unverzüglich krank und teilt die voraussichtliche Dauer mit — per Anruf, E-Mail oder im System. Eine Papierbescheinigung ist nicht mehr nötig.
Arbeitgeber ruft eAU ab
Der Arbeitgeber fragt die AU-Daten bei der Krankenkasse ab — über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal (sv.net). Die Krankenkasse übermittelt die Daten elektronisch.
Was der Arbeitgeber tun muss
Das eAU-Verfahren bringt für Arbeitgeber neue Pflichten mit sich:
- Elektronischer Abruf: Arbeitgeber sind in der Regel verpflichtet, die AU-Daten elektronisch bei der Krankenkasse abzurufen. Der Papierschein muss bei gesetzlich Versicherten nicht mehr vorgelegt werden.
- Systemvoraussetzung: Der Abruf funktioniert nur über ein geprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Eine manuelle Abfrage per Telefon oder E-Mail ist nicht möglich.
- Zeitnaher Abruf: Die Daten stehen in der Regel nach Angaben der Krankenkassen etwa 42 Tage zum Abruf bereit. Ein zeitnaher Abruf ist daher empfehlenswert.
- Dokumentation: Die abgerufenen Daten sollten im Personalwesen dokumentiert und für die Entgeltfortzahlung berücksichtigt werden.
Was der Arbeitnehmer tun muss
Auch wenn der gelbe Schein entfällt, bleibt eine zentrale Pflicht bestehen:
Meldepflicht bleibt
Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber weiterhin unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer informieren. Das eAU-Verfahren ersetzt nur die Papierbescheinigung — nicht die Informationspflicht.
In der Praxis heißt das: Der Mitarbeiter ruft morgens an, schreibt eine E-Mail oder meldet sich im System krank. Erst danach kann der Arbeitgeber die eAU-Daten bei der Krankenkasse abrufen.
Rückmeldecodes: Was die Krankenkasse zurückmeldet
Bei der eAU-Abfrage erhältst du nicht immer sofort die AU-Daten. Die Krankenkasse antwortet mit einem Rückmeldecode, der dir sagt, was vorliegt:
| Code | Bedeutung | Was tun? |
|---|---|---|
| 2 | AU-Daten liegen vor | Daten übernehmen, Entgeltfortzahlung prüfen |
| 3 | Stationärer Krankenhausaufenthalt | Entlassungsdatum beachten |
| 4 | Nachweis liegt (noch) nicht vor | Abwarten, Krankenkasse prüft in der Regel ca. 14 Tage |
| 5 | Reha/Vorsorge (seit 2025) | Aufenthaltsdaten übernehmen |
| 7 | In Prüfung bei der Krankenkasse | Kann nach Angaben der Krankenkassen bis zu 28 Tage dauern |
| 8 | Anderer Nachweis (Privatarzt, Ausland) | Beim Mitarbeiter nachfragen |
| 9 | Weiterleitungsverfahren (Kassenwechsel) | 14 Tage abwarten |
Tipp: Code 4 ist der häufigste Problemfall
Wenn du bei der Abfrage Code 4 erhältst, heißt das nicht, dass der Mitarbeiter nicht krank ist. Es bedeutet, dass die Daten noch nicht bei der Krankenkasse eingegangen sind. Das kann 1–3 Tage dauern. Einfach erneut abfragen.
Krankmeldungen digital verwalten
Shiftdesk unterstützt Betriebe bei der Verwaltung von Abwesenheiten. 14 Tage kostenlos testen.
So organisierst du den eAU-Prozess im Betrieb
Meldeweg festlegen
Definiere einen klaren Meldeweg: Wer wird informiert (Teamleiter, HR), über welchen Kanal (Telefon, E-Mail, App) und bis wann (vor Schichtbeginn).
Abruf-Routine einrichten
Richte einen festen Rhythmus für den eAU-Abruf ein — idealerweise täglich oder bei jeder neuen Krankmeldung. So verpasst du keine Daten.
Rückmeldecodes kennen
Nicht jede Abfrage liefert sofort Ergebnisse. Mach dich und dein Team mit den Codes vertraut (siehe Tabelle oben) — besonders mit Code 4.
Vertretung im Dienstplan organisieren
Sobald die Krankmeldung eingeht: Vertretung planen, Schicht umbesetzen, betroffene Mitarbeiter informieren.
Entgeltfortzahlung dokumentieren
Auf Basis der eAU-Daten die Entgeltfortzahlung dokumentieren. Bei längerer Erkrankung die weitere Absicherung mit der Krankenkasse oder dem Steuerberater klären.
Typische Probleme und Lösungen
Mitarbeiter meldet sich nicht krank
Die eAU ersetzt nicht die Meldepflicht. Wenn ein Mitarbeiter einfach nicht erscheint und sich nicht meldet, fehlt die Grundlage für den eAU-Abruf. Klare Regeln und Konsequenzen kommunizieren.
eAU-Daten nicht abrufbar (Code 4)
Häufig liegt es daran, dass der Arzt die Daten noch nicht übermittelt hat. In der Regel sind die Daten 1–3 Tage nach dem Arztbesuch verfügbar. Erneut abfragen.
Privat versicherte Mitarbeiter
Das eAU-Verfahren gilt nur für gesetzlich Versicherte. Privat Versicherte brauchen weiterhin eine Papierbescheinigung. Beide Wege im Prozess abbilden.
Langzeitkranke und Folgebescheinigungen
Bei Folgebescheinigungen (Verlängerung) muss erneut abgerufen werden. Den Überblick über laufende Krankmeldungen behalten — idealerweise mit einem digitalen System.
Krankmeldungen mit Shiftdesk verwalten
Shiftdesk kann den internen Teil des Krankmeldungsprozesses unterstützen — also die Schritte, die vor und nach dem eAU-Abruf passieren:
Krankmeldung erfassen
Abwesenheiten mit Typ (Krank, Urlaub, Sonderurlaub), Zeitraum und Status dokumentieren.
Dienstplan anpassen
Krankmeldung direkt im Dienstplan sichtbar. Vertretung planen und offene Schichten besetzen.
Abgrenzung
Shiftdesk ist kein Entgeltabrechnungsprogramm und ersetzt nicht den eAU-Abruf bei der Krankenkasse. Für den elektronischen Abruf der AU-Daten benötigst du weiterhin ein geprüftes Abrechnungssystem oder das SV-Meldeportal. Shiftdesk ergänzt diesen Prozess auf der organisatorischen Seite.
Häufige Fragen zur eAU
Muss der Arbeitnehmer noch eine Krankmeldung einreichen?
Der Arbeitnehmer ist weiterhin verpflichtet, den Arbeitgeber unverzüglich über seine Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer zu informieren. Den gelben Schein auf Papier gibt es für gesetzlich Versicherte nicht mehr — der Arbeitgeber ruft die Daten elektronisch bei der Krankenkasse ab.
Wie rufe ich die eAU-Daten ab?
Der Abruf erfolgt über ein geprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal (sv.net). Die Abfrage benötigt Name, Sozialversicherungsnummer und den angefragten Zeitraum des Mitarbeiters.
Was mache ich, wenn die eAU-Abfrage keinen Treffer ergibt?
Das kann verschiedene Gründe haben: Der Arztbesuch hat noch nicht stattgefunden, die Daten sind noch nicht bei der Krankenkasse eingegangen, oder es liegt ein Rückmeldecode 4 (Nachweis liegt nicht vor) vor. In der Regel werden die Daten innerhalb weniger Tage nachgeliefert.
Gilt die eAU auch für privat Versicherte?
Nein, das eAU-Verfahren gilt nur für gesetzlich Versicherte. Privat versicherte Mitarbeiter erhalten weiterhin eine Papierbescheinigung von ihrem Arzt, die sie dem Arbeitgeber vorlegen.
Wie lange werden eAU-Daten bei der Krankenkasse gespeichert?
Die Daten stehen nach Angaben der Krankenkassen in der Regel etwa 42 Tage zum Abruf bereit. Danach stehen sie möglicherweise nicht mehr zur Verfügung. Ein zeitnaher Abruf ist daher empfehlenswert.
Fazit
Die eAU vereinfacht den Krankmeldungsprozess — aber nur, wenn der betriebliche Ablauf darauf abgestimmt ist. Wer klare Meldewege definiert, den eAU-Abruf routinemäßig durchführt und die Rückmeldecodes kennt, vermeidet die meisten Probleme.
Für den organisatorischen Teil — Krankmeldung erfassen, Vertretung planen, Abwesenheiten dokumentieren — kann eine digitale Abwesenheitsverwaltung wie Shiftdesk den Prozess ergänzen.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Darstellung orientiert sich am Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) und den Vorgaben der gesetzlichen Krankenkassen zum eAU-Verfahren (Stand: April 2026). Die konkreten Abläufe können je nach Abrechnungssystem und Krankenkasse abweichen. Die Darstellung bezieht sich auf deutsches Recht und gesetzlich Versicherte. Shiftdesk übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der dargestellten Inhalte.
Das Shiftdesk-Team schreibt über Dienstplanung, Zeiterfassung und Arbeitsrecht im DACH-Raum — praxisnah und verständlich.
Weitere Artikel
Zeiterfassungspflicht 2026: Was Arbeitgeber jetzt wissen und tun müssen
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits — auch ohne neues Gesetz. Was das BAG-Urteil bedeutet, welche Form erlaubt ist und wie du als Arbeitgeber jetzt richtig handelst.
Minijob 2026: Wie viele Stunden darf ein Minijobber arbeiten?
Verdienstgrenze 603 €, Mindestlohn 13,90 €, maximale Stundenzahl — was sich 2026 für Minijobs ändert und was Arbeitgeber bei der Planung beachten müssen.
Schichtplan erstellen ohne Verstöße: Ruhezeiten, Pausen, Höchstarbeitszeit
Ruhezeiten unterschritten, Pause vergessen, Höchstarbeitszeit überschritten — die drei häufigsten Verstöße im Schichtbetrieb. Wie du sie vermeidest.