Zeiterfassungspflicht 2026: Was Arbeitgeber jetzt wissen und tun müssen
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits — auch ohne neues Gesetz. Was das BAG-Urteil bedeutet, welche Form erlaubt ist und wie du als Arbeitgeber jetzt richtig handelst.
Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das ist keine Zukunftsmusik — die Pflicht gilt bereits heute. Seit dem Grundsatzbeschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022 steht fest: Die Arbeitszeiterfassung ist nicht optional, sondern gesetzliche Pflicht.
Trotzdem herrscht bei vielen Unternehmen Unsicherheit. Welche Form ist vorgeschrieben? Muss es eine App sein? Was passiert, wenn ich nichts tue? Und was genau hat es mit dem geplanten Gesetzentwurf auf sich?
Gilt die Zeiterfassungspflicht bereits?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 gilt: Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (Az. 1 ABR 22/21). Diese Pflicht ergibt sich unmittelbar aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) — in europarechtskonformer Auslegung des EuGH-Urteils von 2019.
Kernaussage
Du brauchst kein neues Gesetz abzuwarten. Die Pflicht besteht jetzt. Viele Betriebe handeln trotzdem noch nicht — was zunehmend zum Risiko wird.
Das BAG-Urteil vom September 2022 — was genau wurde entschieden?
Der Beschluss des BAG basiert auf dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18, „CCOO"). Der EuGH stellte klar: Jeder EU-Mitgliedstaat muss Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.
Das BAG ging einen Schritt weiter und stellte fest, dass diese Pflicht in Deutschland nicht erst durch ein neues Gesetz umgesetzt werden muss, sondern sich bereits aus dem bestehenden Arbeitsschutzgesetz ableiten lässt. Das ist der entscheidende Punkt: Es handelt sich nicht um eine Empfehlung, sondern um geltendes Recht.
Was genau muss erfasst werden?
Die Anforderungen sind konkreter, als viele denken:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Überstunden — also die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
Wichtig: Es reicht nicht, nur die Gesamtstunden pro Tag zu notieren. Beginn und Ende müssen dokumentiert werden, damit die Einhaltung von Ruhezeiten (mindestens 11 Stunden nach § 5 ArbZG) und Pausenregelungen (§ 4 ArbZG) nachvollziehbar ist.
Aufbewahrungspflicht
Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Prüfe, ob dein System das gewährleistet.
Elektronisch, App oder Papier — welche Form ist erlaubt?
Der BAG-Beschluss schreibt keine bestimmte Form vor. Grundsätzlich sind folgende Varianten möglich:
| Methode | Erlaubt? | Empfehlenswert? | Praxis-Bewertung |
|---|---|---|---|
| Handschriftliche Stundenzettel | Ja | Nein | Fehleranfällig, schwer auswertbar |
| Excel-Tabelle | Ja | Bedingt | Besser als Papier, kein Echtzeit-Überblick |
| Digitale Zeiterfassung (App) | Ja | Ja | Nachvollziehbar, auswertbar, manipulationssicherer als Papier |
| Stationäres Terminal | Ja | Ja | Gut für feste Standorte |
Der Referentenentwurf des BMAS sieht vor, dass die Erfassung elektronisch erfolgen soll. Auch der aktuelle Koalitionsvertrag sieht Regelungen zur elektronischen Zeiterfassung vor. Ein Gesetzentwurf wird im Laufe des Jahres 2026 erwartet.
Darf die Erfassung an Mitarbeiter delegiert werden?
Ja — und das ist in der Praxis auch üblich. Der Arbeitgeber bleibt verantwortlich dafür, dass ein System existiert und genutzt wird. Die eigentliche Eingabe der Zeiten kann aber an die Beschäftigten delegiert werden:
- Mitarbeiter stempeln sich per App oder Timer selbst ein und aus
- Vorgesetzte prüfen und genehmigen die Einträge
- Bei manueller Nacherfassung greift ein Genehmigungsworkflow
Wichtig
„Ich habe meinen Mitarbeitern gesagt, sie sollen ihre Zeiten aufschreiben" reicht nicht, wenn kein nachvollziehbares System dahintersteht.
Übergangsfristen und Ausnahmen (Referentenentwurf)
Der Referentenentwurf des BMAS sieht gestaffelte Übergangsfristen nach Unternehmensgröße vor:
| Unternehmensgröße | Übergangsfrist |
|---|---|
| Über 250 Mitarbeiter | 1 Jahr nach Inkrafttreten |
| Bis 250 Mitarbeiter | 2 Jahre nach Inkrafttreten |
| Bis 50 Mitarbeiter | 5 Jahre nach Inkrafttreten |
Achtung
Diese Fristen beziehen sich auf die elektronische Erfassung laut geplantem Gesetz. Die grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (in irgendeiner Form) gilt bereits jetzt — unabhängig von der Betriebsgröße.
Was passiert bei Verstößen?
Die zuständigen Aufsichtsbehörden können bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht Bußgelder von bis zu 30.000 Euro verhängen (§ 22 ArbZG). Hinzu kommen indirekte Risiken:
- Arbeitsgerichtliche Verfahren: Ohne Zeiterfassung fehlen Nachweise bei Streitigkeiten über Überstunden. Die Beweislast geht dann zulasten des Arbeitgebers.
- Betriebsprüfungen: Zoll und Sozialversicherungsträger prüfen regelmäßig — besonders in Branchen mit hohem Minijob-Anteil.
- Haftungsrisiko: Bei Arbeitsunfällen kann fehlende Zeiterfassung die Haftungssituation verschlechtern.
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Checkliste: So setzt du die Zeiterfassungspflicht um
System auswählen
Digitale Zeiterfassung per App, Timer oder Terminal. Achte auf: Beginn/Ende/Dauer-Erfassung, Pausenberechnung, Export.
Verantwortlichkeit klären
Wer erfasst? Wer prüft? Wer genehmigt? Definiere klare Rollen.
Mitarbeiter informieren
Erkläre das System, biete eine kurze Einweisung an. Akzeptanz ist entscheidend.
Pausenerfassung sicherstellen
Das System sollte Pausen nach ArbZG § 4 automatisch berechnen oder darauf hinweisen.
Aufbewahrung sichern
Daten müssen mindestens 2 Jahre verfügbar sein.
Regelmäßig auswerten
Nutze die Daten für Überstundenkontrolle und Stundenkonto.
Betriebsrat einbeziehen
Die Einführung ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Zeiterfassung mit Shiftdesk
Shiftdesk bietet zwei Erfassungsmodi, die sich an die Arbeitsrealität verschiedener Branchen anpassen:
Ein-Klick-Timer
Mitarbeiter starten und stoppen ihre Arbeitszeit mit einem Klick. Pausen werden automatisch nach ArbZG § 4 berechnet.
Manuelle Nacherfassung
Zeiten können nachträglich eingetragen werden — mit einem Genehmigungsworkflow, der Vorgesetzte einbezieht.
Beide Modi dokumentieren Beginn, Ende, Pausen und Nettoarbeitszeit. Die Daten sind exportierbar (u. a. als DATEV-kompatible CSV) und werden mindestens zwei Jahre gespeichert.
Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht
Müssen auch Minijobber ihre Arbeitszeit erfassen?
Ja. Für geringfügig Beschäftigte in bestimmten Branchen (u. a. Gastronomie, Bau, Gebäudereinigung) sieht das Mindestlohngesetz besondere Aufzeichnungspflichten vor. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen zeitnah dokumentiert werden. Details findest du bei der Minijob-Zentrale.
Gilt die Pflicht auch für Vertrauensarbeitszeit?
Vertrauensarbeitszeit als Arbeitszeitmodell ist weiterhin möglich — die Arbeitszeit muss aber trotzdem erfasst werden. Das BAG hat klargestellt, dass Vertrauensarbeitszeit die Erfassungspflicht nicht aufhebt.
Was ist mit Homeoffice und mobilem Arbeiten?
Die Pflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort. Gerade bei Homeoffice und mobilem Arbeiten ist eine digitale Lösung sinnvoll, weil stationäre Terminals nicht in Frage kommen.
Ab wann gilt die elektronische Pflicht?
Ein konkretes Gesetz zur verpflichtenden elektronischen Zeiterfassung gibt es noch nicht (Stand: April 2026). Der Koalitionsvertrag 2025 sieht es vor, ein Gesetzentwurf wird im Laufe des Jahres 2026 erwartet. Die grundsätzliche Erfassungspflicht (in beliebiger Form) gilt aber bereits.
Fazit
Die Zeiterfassungspflicht ist keine Zukunftsmusik — sie gilt heute. Wer noch kein System hat, riskiert Bußgelder, Haftungsnachteile und Beweislastprobleme — der Handlungsbedarf ist dringend. Die gute Nachricht: Die Umsetzung muss weder teuer noch kompliziert sein.
Wenn du die Zeiterfassung in deinem Betrieb auf ein solides Fundament stellen willst, teste Shiftdesk 14 Tage kostenlos — ohne Kreditkarte, monatlich kündbar.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Darstellung basiert auf dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21), dem EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18) sowie dem Arbeitszeitgesetz und Arbeitsschutzgesetz in der aktuellen Fassung. Die Darstellung bezieht sich auf deutsches Recht. Für Österreich und die Schweiz gelten abweichende Regelungen. Für eine rechtliche Bewertung deiner konkreten Situation wende dich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Das Shiftdesk-Team schreibt über Dienstplanung, Zeiterfassung und Arbeitsrecht im DACH-Raum — praxisnah und verständlich.
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