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Personalkosten-Rechner: Was kostet ein Mitarbeiter?

Brutto eingeben: Der Rechner zeigt alle Arbeitgeber-Anteile 2026 (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung, Umlagen, Berufsgenossenschaft) plus optionale Nacht- und Wochenend-Zuschläge. Mit Arbeitgeber-Faktor für deine Kalkulation im Schichtbetrieb.

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Personalkosten-Rechner
SV-Sätze 2026 verifiziert

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Kassen- und erstattungssatzabhängig, steht im Beitragsbescheid deiner Krankenkasse. Gilt für Betriebe bis 30 Mitarbeiter.

Arbeitgeber-Gesamtkosten

3.998,40 €pro Monat
Faktor ×1,25 auf das Brutto
Arbeitgeber-Abgaben im Detail
Brutto-Monatslohn3.200,00 €
Krankenversicherung (inkl. ½ Zusatzbeitrag)8,75 %280,00 €
Pflegeversicherung1,8 %57,60 €
Rentenversicherung9,3 %297,60 €
Arbeitslosenversicherung1,3 %41,60 €
Umlage U1 (Entgeltfortzahlung)2,1 %67,20 €
Umlage U2 (Mutterschaft)0,45 %14,40 €
Insolvenzgeldumlage (U3)0,15 %4,80 €
Unfallversicherung (BG, Schätzung)1,1 %35,20 €
Gesamtkosten3.998,40 €

Schätzwerte auf Basis der Sozialversicherungs-Sätze 2026 (Stand: Juni 2026, ohne Gewähr). Tatsächliche Werte hängen von Krankenkasse, Branche und Bundesland ab. Keine Lohnabrechnungs- oder Steuerberatungs-Grundlage.

Orientierungswerte: Sonderregelungen können abweichen

Verständlich erklärt

So setzen sich die Arbeitgeberkosten zusammen

Zum Bruttolohn kommen die Arbeitgeber-Anteile zur Sozialversicherung: Krankenversicherung (7,3 % plus die Hälfte des kassenindividuellen Zusatzbeitrags), Rentenversicherung (9,3 %), Arbeitslosenversicherung (1,3 %) und Pflegeversicherung (1,8 %, in Sachsen abweichend). Gedeckelt wird jeweils an der Beitragsbemessungsgrenze.

Dazu kommen die Umlagen: U1 für die Entgeltfortzahlung (Betriebe bis 30 Mitarbeiter, Satz kassenabhängig), U2 für den Mutterschutz und die Insolvenzgeldumlage U3 sowie der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft), dessen Höhe stark von der Branchen-Gefahrklasse abhängt: Büroarbeit liegt unter 1 %, Logistik und Bau deutlich darüber.

Im Schichtbetrieb kommen oft SFN-Zuschläge dazu. Die gute Nachricht: Innerhalb der Grenzen des § 3b EStG (25 % Nacht, 50 % Sonntag, 125 % Feiertag) bleiben sie steuerfrei und bis 25 € Grundlohn pro Stunde auch sozialversicherungsfrei: Sie erhöhen also die Kosten, aber nicht die Abgabenlast.

Aus der Planungspraxis

4 Praxis-Tipps zur Personalkosten-Kalkulation

Mit dem Faktor kalkulieren

Hinterlege in deiner Preis- und Schichtkalkulation nie den Bruttolohn, sondern Brutto × Faktor. Sonst fehlen dir pro Vollzeitkraft mehrere hundert Euro im Monat.

U1-Erstattungssatz bewusst wählen

Beim U1-Verfahren kannst du zwischen Erstattungssätzen wählen: höherer Umlagesatz = höhere Erstattung im Krankheitsfall. Für Teams mit hohem Ausfallrisiko lohnt der Vergleich.

SFN-Zuschläge sauber trennen

Steuer- und SV-freie Zuschläge gehören getrennt dokumentiert (Grundlohn, Zuschlagsart, Stunden). Sonst riskierst du Nachzahlungen bei der Betriebsprüfung.

Ausfallzeiten einpreisen

Urlaub, Feiertage und Krankheit kosten bezahlte Zeit ohne Arbeitsleistung: bei 30 Urlaubstagen und Ø-Krankheit gut 15 % der Jahresarbeitszeit. Plane Personalbedarf entsprechend höher.

Im Produkt automatisch

Personalkosten direkt im Dienstplan sehen

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FAQ

Häufige Fragen zu Personalkosten

Was kostet ein Mitarbeiter zusätzlich zum Bruttolohn?
Als Faustregel zahlen Arbeitgeber 2026 rund 21–23 % auf das Brutto obendrauf: je ~7,3 % + halber Zusatzbeitrag für die Krankenversicherung, 9,3 % Rente, 1,3 % Arbeitslosenversicherung, 1,8 % Pflege, dazu die Umlagen U1–U3 und der Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Bei 3.000 € Brutto sind das schnell 650–700 € zusätzlich pro Monat. Der Rechner oben schlüsselt alle Posten auf.
Welche Umlagen zahlen Arbeitgeber (U1, U2, U3)?
U1 erstattet die Entgeltfortzahlung bei Krankheit (pflichtig für Betriebe bis 30 Mitarbeiter, Satz je nach Krankenkasse und gewähltem Erstattungssatz ca. 0,9–4 %). U2 finanziert den Mutterschutz (alle Betriebe, ca. 0,2–0,75 %). U3 ist die Insolvenzgeldumlage mit bundesweit einheitlichem Satz. Alle drei berechnen sich vom rentenversicherungspflichtigen Entgelt.
Sind Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge teurer für den Arbeitgeber?
SFN-Zuschläge erhöhen die Personalkosten, sind aber innerhalb der Grenzen des § 3b EStG steuerfrei und (bis 25 € Grundlohn pro Stunde) sozialversicherungsfrei: bis 25 % für Nachtarbeit (20–6 Uhr, ab 0 Uhr sogar 40 %), 50 % sonntags, 125 % an gesetzlichen Feiertagen. Auf diese Beträge fallen also keine zusätzlichen AG-Sozialabgaben an. Der Rechner weist sie deshalb separat aus.
Was ist der Arbeitgeber-Faktor?
Der Faktor zeigt, mit wie viel man das Brutto multiplizieren muss, um die echten Kosten zu erhalten. Typisch sind ×1,21 bis ×1,23 ohne Zuschläge. Für die Kalkulation von Stundensätzen (z. B. in Gastronomie oder Dienstleistung) ist der Faktor die wichtigste Kennzahl: 18,50 € Stundenlohn kosten den Betrieb real etwa 22,50 €.
Warum sinkt der prozentuale Aufschlag bei hohen Gehältern?
Wegen der Beitragsbemessungsgrenzen: Oberhalb der BBG für Kranken-/Pflegeversicherung bzw. Renten-/Arbeitslosenversicherung wird der übersteigende Lohnteil nicht mehr verbeitragt. Bei Gehältern über diesen Grenzen wächst nur noch der Lohn selbst, nicht mehr die Sozialabgaben.
Welche Kosten fehlen in dieser Rechnung?
Der Rechner zeigt die direkten Arbeitgeber-Abgaben. Nicht enthalten sind indirekte Personalkosten wie bezahlte Ausfallzeiten (Urlaub, Krankheit, Feiertage), Recruiting, Einarbeitung, Arbeitsplatz und Ausstattung sowie freiwillige Leistungen (bAV-Zuschuss, Jobticket). Je nach Branche liegen die vollständigen Kosten daher noch einmal deutlich höher.

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Alle Werte sind Schätzwerte auf Basis der Sozialversicherungs-Größen 2026 und ersetzen keine Lohnabrechnung und keine steuerliche Beratung. Tatsächliche Sätze hängen von Krankenkasse (Zusatzbeitrag, U1/U2), Bundesland (PV Sachsen) und Branche (Berufsgenossenschaft) ab.