Mitarbeiter anlegen und einladen

Mitarbeiter in Shiftdesk anlegen

In Shiftdesk pflegst Du Dein Team zentral unter Mitarbeiter. Von dort aus legst Du neue Personen an, lädst sie per E-Mail ein und gibst ihnen Zugriff auf die Mobile App.

Neuen Mitarbeiter erstellen

1. Gehe zu Mitarbeiter → Neuer Mitarbeiter.
2. Fülle die Stammdaten aus: Vorname, Nachname, E-Mail und optional Telefon.
3. Wähle den Standort und die Abteilung aus, denen die Person zugeordnet werden soll.
4. Lege die Rolle fest (z. B. Mitarbeiter, Team-Lead, Standort-Manager).
5. Speichere mit Anlegen.

Vertrag direkt mitanlegen

Im selben Schritt kannst Du einen ersten Vertrag hinterlegen. Dafür brauchst Du:

• Vertragstyp (z. B. Vollzeit, Teilzeit, Minijob) — falls noch keiner existiert, lege ihn vorher unter Einstellungen → Vertragstypen an
• Wochenstunden und Stundenlohn oder Monatsgehalt
• Vertragsbeginn und optional Vertragsende

Der Vertrag ist Grundlage für Sollstunden, Überstundenberechnung und Lohnvorbereitung.

Einladung versenden

Nach dem Speichern erscheint im Mitarbeiterprofil der Button Einladen. Damit verschickst Du eine E-Mail mit einem Magic-Link. Die Person setzt beim ersten Login ein eigenes Passwort.

Zugang zur Mobile App

Sobald der Account aktiv ist, kann sich Dein Team mit denselben Zugangsdaten in der Shiftdesk Mobile App anmelden. Dort sehen sie ihren Dienstplan, können Schichten tauschen, Abwesenheiten beantragen und (wenn freigeschaltet) Zeiten stempeln. Mehr dazu: Die Shiftdesk Smartphone-App im Überblick. Wer am Terminal stempelt, braucht eine Kiosk-PIN.

Bulk-Import

Für größere Teams gibt es unter Mitarbeiter → Importieren einen CSV-Import. Eine Vorlage steht direkt im Dialog zum Download bereit.

Mehr zum Thema: Rollen und Berechtigungen erklärt.