Mitarbeitende stempeln per iOS- und Android-App oder gemeinsamem PIN-Tablet. Berechtigte Verantwortliche prüfen Zeiten, Pausen und Planabweichungen im Browser.
Keine Kreditkarte · Gehostet in Frankfurt · Für kleine und mittlere Schichtbetriebe
Optional ein Geo-Punkt beim Stempeln – keine dauerhafte Ortung.
Echte Shiftdesk Produktoberflächen
Zeiterfassungspflicht 2026
Viele Arbeitgeber starten mit einem Stundenzettel, weil sie schnell einen nachvollziehbaren Arbeitszeitnachweis brauchen. Der Hub bündelt die wichtigsten kostenlosen Hilfen und zeigt, wann ein manuelles Blatt noch reicht und wann ein System mit Prüfung, Freigabe und Dienstplan-Abgleich sinnvoller wird.
Excel- und PDF-Arbeitszeitnachweis mit Beginn, Ende, Pause, Monatsumme und Minijob-Check.
Vorlage öffnenPrüfe für einzelne Schichten, welche Pausen- und Ruhezeit-Hinweise im Alltag relevant werden.
Pausen prüfenBerechne, wie viele Stunden bei Stundenlohn und Verdienstgrenze 2026 ungefähr möglich sind.
Minijob rechnenRatgeber zu BAG-Urteil, erlaubten Formen, Praxis-Checkliste und typischen Arbeitgeber-Fragen.
Ratgeber lesenDrei Erfassungswege
Mobile Teams, feste Standorte und Verantwortliche am PC arbeiten unterschiedlich. Shiftdesk führt ihre Zeitdaten in einem betrieblichen Ablauf zusammen.
Mitarbeitende starten und beenden Arbeitszeit oder Pause in der App. Änderungen am Dienstplan und persönliche Zeitdaten bleiben am selben Ort.
Berechtigte Verantwortliche nutzen das Dashboard am PC, prüfen Einträge, bearbeiten begründete Korrekturen und behalten den Status im Blick.
Ein Tablet am Eingang, im Lager oder in der Küche wird zur gemeinsamen Stempeluhr. Mitarbeitende identifizieren sich mit ihrer persönlichen PIN.
Stempelungen brauchen aktuell eine aktive Internetverbindung. Eine Offline-Warteschlange mit späterer Synchronisierung ist derzeit nicht Bestandteil von Shiftdesk.
Vom Stempel bis zur Weitergabe
Erfassen ist nur der Anfang. Entscheidend ist, wie eine Zeit dem Dienstplan zugeordnet, geprüft und für den Monatsprozess vorbereitet wird.
Start und Ende kommen aus App, Browser oder PIN-Terminal.
Beginn, Ende und tatsächliche Dauer bleiben nachvollziehbar.
Shiftdesk verbindet den Eintrag mit der passenden Schicht.
Verantwortliche sehen Abweichungen und den Bearbeitungsstatus.
Freigegebene Zeiten fließen in Stundenkonto und Export – tarifabhängig.
Schematische Darstellung des Shiftdesk-Ablaufs – keine zusätzliche Produktoberfläche.
Shiftdesk-Vorteil
Reine Stempeluhren kennen oft nur Kommen und Gehen. Shiftdesk kennt zusätzlich die geplante Schicht. Dadurch sehen Verantwortliche, was vorgesehen war, was tatsächlich erfasst wurde und wo eine Prüfung nötig ist.
Beispielhafter Soll-Ist-Ablauf
Jonas · Frühschicht
Dienstplan-Soll
08:00–16:30
8:00 h geplant · 30 min Pause
Gestempelte Ist-Zeit
08:03–16:34
8:01 h erfasst · 30 min Pause
Ergebnis
+0:01 h · zur Freigabe geprüft
Die Werte zeigen einen beispielhaften Ablauf. Prüfung und Freigabe bleiben bei den zuständigen Personen im Betrieb.
Funktionen und Tarifgrenzen
Transparente Grenzen helfen bei der Auswahl. Kernfunktionen zur Erfassung sind in allen Tarifen verfügbar; weiterführende Monats- und Exportprozesse beginnen ab Pro.
Arbeitszeiten stempeln und begründete manuelle Einträge im Browser zur Prüfung erfassen.
Geplante Schichten und erfasste Zeiten im selben System vergleichen.
Bearbeitungsstände erkennen und Änderungen mit Zeitstempel nachvollziehen.
Beim Stempeln kann ein einzelner Geo-Punkt erfasst werden – ohne laufendes Tracking.
Plus-/Minus-Salden, gesperrte Perioden sowie CSV-, Excel-, PDF- und DATEV-Dateien für die Lohnvorbereitung.
Gemeinsames Terminal sowie erweiterte betriebliche Konfiguration für unterschiedliche Abläufe.
Bewusste Produktgrenze: Shiftdesk ist keine Projektzeiterfassung, keine Kundenabrechnung und keine vollständige Lohnabrechnung. Der Fokus liegt auf Arbeitszeiten in Schichtbetrieben und der Lohnvorbereitung.
Alle Tarife vergleichenDatenschutz im Arbeitsalltag
Wenn die Standortprüfung aktiviert wird, erfasst Shiftdesk einen einzelnen Geo-Punkt zum Stempelzeitpunkt. Es werden keine Bewegungsdaten aufgezeichnet. Ob und wie die Funktion eingesetzt wird, entscheidet der Arbeitgeber unter Beachtung der betrieblichen und datenschutzrechtlichen Voraussetzungen.
Datenschutzerklärung lesenPersonaldaten werden in Frankfurt innerhalb der EU gehostet.
Standortprüfung ist optional und pro Arbeitsort konfigurierbar.
Rollen und Berechtigungen begrenzen den Zugriff auf Zeitdaten.
Kein Hintergrund-Tracking und kein Bewegungsprofil.
Für Schichtbetriebe entwickelt
Die passende Methode hängt weniger von der Branche als vom Arbeitsplatz ab. Diese Beispiele zeigen typische Abläufe ohne falsche Verlinkungen oder pauschale Versprechen.
PIN-Tablet in Küche oder Service und mobile App für wechselnde Schichten.
BranchenlösungStempeln in der Filiale und Zeiten standortbezogen prüfen.
BranchenlösungGemeinsames Terminal am Eingang für Früh-, Spät- und Nachtschichten.
BranchenlösungRezeption, Housekeeping und Service in einem Zeitprozess zusammenführen.
BranchenlösungMobile Erfassung an wechselnden Einsatzorten mit optionaler Standortprüfung.
BranchenlösungEinführung im Betrieb
Die tatsächliche Einführungsdauer hängt von Teamgröße, Tarif, Betriebsvereinbarungen und eurem bisherigen Prozess ab. Deshalb versprechen wir keine pauschale Einrichtung in wenigen Minuten.
Entscheiden, wer per App, Browser oder PIN-Tablet erfasst und wer Einträge prüft.
Mitarbeitende, Standorte, Wochenstunden und passende Zeiterfassungsregeln hinterlegen.
Stempeln, Pausen, Korrekturen und Freigabe einmal im echten Ablauf durchspielen.
Zugänge verteilen, Verantwortliche schulen und die ersten Abrechnungsperioden bewusst prüfen.
Transparent kalkulierbar
Basic enthält die zentralen Erfassungsfunktionen. PIN-Terminal, Stundenkonto, Monatsabschluss und erweiterte Exporte sind ab Pro verfügbar.
ab / Monat, 6 MA inklusive
ab / Monat, 12 MA inklusive
ab / Monat, 30 MA inklusive
Alle Preise netto zzgl. USt. · Monatlich kündbar · Keine Kreditkarte nötig
Orientierung vor der Auswahl
Betriebliche Arbeitszeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. In Schichtbetrieben kommen Pausen, wechselnde Einsatzorte, Nachträge und der Abgleich mit geplanten Diensten hinzu.
Eine gute Lösung sammelt deshalb nicht nur Stempelungen. Sie macht sichtbar, welchem Dienst ein Eintrag zugeordnet ist, ob er geprüft wurde und welche Daten anschließend für Stundenkonto oder Lohnvorbereitung bereitstehen.
Die Mitarbeiter-App eignet sich für persönliche und mobile Nutzung. Ein gemeinsames PIN-Tablet passt zu festen Arbeitsorten, an denen nicht jeder ein Diensthandy hat. Das Browser-Dashboard dient in Shiftdesk berechtigten Verantwortlichen zur Erfassung und Prüfung – nicht als allgemeiner Self-Service für jede Mitarbeiterrolle.
Viele Betriebe kombinieren mehrere Wege. Wichtig ist, die Verantwortlichkeiten vor dem Start festzulegen und den Ablauf mit einem kleinen Team zu testen.
Neben Start, Ende und Pause sollte sie geplante Schichten kennen, Abweichungen sichtbar machen und Korrekturen nachvollziehbar halten. Für den Monatsprozess sind ein prüfbarer Status, ein Stundenkonto und klar definierte Exportwege besonders relevant.
Shiftdesk konzentriert sich auf diesen betrieblichen Ablauf. Projektbudgets, Kundenabrechnung und eine vollständige Lohnabrechnung gehören bewusst nicht zum Leistungsumfang.
Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten systematisch erfassen. Welche organisatorische und technische Ausgestaltung im konkreten Betrieb erforderlich ist, sollte separat geprüft werden.
Shiftdesk kann hinterlegte Regeln berücksichtigen und Hinweise anzeigen. Solche automatisierten Hinweise ersetzen weder die betriebliche Kontrolle der tatsächlichen Pausennahme noch eine rechtliche Prüfung im Einzelfall.
Fragen vor dem Start
Teste App, Browser-Dashboard und den verbundenen Dienstplan 14 Tage kostenlos. Für den PIN-Terminal-Workflow zeigen wir dir gern den Pro-Tarif in einer Demo.