Zeiterfassung Software für Schichtbetriebe
Shiftdesk verbindet App, Browser und Tablet-Terminal mit Genehmigungen, Soll-Ist-Abgleich, Arbeitszeitkonto und Lohnvorbereitung – in einem nachvollziehbaren Ablauf.
Ohne Kreditkarte · Hosting in Frankfurt · für kleine und mittlere Schichtbetriebe
1 · Erfassen
Schematisches BeispielApp
unterwegs
Browser
am Arbeitsplatz
Tablet
im Team
2 · Zeiteinträge mit Quelle und Status
Jonas Weber
App · Frühschicht
Jonas Weber
Pause · manuell ergänzt
Jonas Weber
App · Soll +4 Min.
3 · Weiterverarbeiten
Mehr als eine digitale Stempeluhr
Eine Stempeluhr dokumentiert ein Kommen oder Gehen. Gute Zeiterfassung Software macht daraus einen prüfbaren Prozess: Sie ordnet Ereignisse einer Person, einem Tag und – wenn vorhanden – einer geplanten Schicht zu.
Arbeitsbeginn, Pause und Arbeitsende kommen aus App, Browser, Tablet oder einem manuellen Nachtrag.
Quelle, Uhrzeit, Pause und Abweichung werden als zusammengehöriger Eintrag sichtbar.
Offene Einträge können genehmigt oder nachvollziehbar korrigiert werden.
Freigegebene Zeiten fließen in Auswertung, Arbeitszeitkonto und vorbereitende Exporte.
Shiftdesk unterstützt Dokumentation und Prüfung. Die Software ersetzt weder die betriebliche Kontrolle der tatsächlichen Pausennahme noch eine rechtliche Bewertung des Einzelfalls.
Dort erfassen, wo Arbeit beginnt
Nicht jeder Arbeitsplatz braucht dasselbe Gerät. Mitarbeitende können selbst stempeln; Teams ohne eigenes Diensthandy nutzen ein zentrales PIN-Terminal.
Produktoberfläche mit fiktiven BeispieldatenStart, Pause und Ende lassen sich in der Mitarbeiter-App erfassen. Bei aktivierter Standortprüfung wird nur zum Stempelzeitpunkt ein Geo-Punkt geprüft – kein Bewegungsprofil.
Zeiterfassung per App ansehen
Produktoberfläche mit fiktiven BeispieldatenEin vorhandenes Tablet wird zum gemeinsamen Stempelterminal. Mitarbeitende identifizieren sich per persönlicher PIN, ohne eigenes Smartphone.
Tablet-Stempeluhr ansehenVom Stempeln zum Monatsprozess
Jeder Schritt hat einen klaren Zweck und einen sichtbaren Status. So bleibt erkennbar, welche Zeit nur erfasst und welche bereits geprüft wurde.
Ein Zeitereignis entsteht über App, Browser, Terminal oder manuelle Eingabe.
Shiftdesk verbindet den Eintrag mit Datum, Person und – falls vorhanden – der geplanten Schicht.
Verantwortliche sehen Abweichungen und bearbeiten offene Nachträge.
Der bestätigte Eintrag wird Grundlage für Auswertung und Stundenkonto.
Ein geschlossener Monat ist schreibgeschützt und kann nur bewusst wieder geöffnet werden.
Drei Erfassungsmodi
Vertrauensarbeitszeit, konsequentes Stempeln oder eine Verbindung aus Plan und Ist: Der passende Modus hängt davon ab, wie verbindlich euer Dienstplan die tatsächliche Arbeit abbildet.
Veröffentlichte Schichten bilden zunächst die Arbeitszeit. Verantwortliche korrigieren nur tatsächliche Abweichungen.
Passend für stabile Pläne und Vertrauensarbeitszeit.
Ein- und Ausstempeln erzeugt die tatsächlichen Zeiten. Ein vorhandener Dienstplan liefert zusätzlichen Kontext.
Passend bei variablen Arbeitsenden und klarer Stempelpflicht.
Der Plan legt den erwarteten Eintrag an; Stempelereignisse ergänzen oder ersetzen die Planwerte, ohne Doppeleintrag.
Passend für Schichtbetriebe mit Plan-Ist-Vergleich.
Zeiterfassung Software mit Arbeitszeitkonto
Das Arbeitszeitkonto trennt die einzelnen Bestandteile, statt nur eine Plus- oder Minusstunde anzuzeigen. Dadurch lässt sich ein Ergebnis vor dem Monatsabschluss prüfen.
Arbeitszeitkonto und Monatsabschluss sind Funktionen ab dem Pro-Tarif. Ein offener Zeitraum kann sich durch weitere Einträge und Prüfungen verändern.
Arbeitszeitkonto richtig führenBeispiel für einen laufenden Monat
Aktueller Saldo
+11:00 h
Software-Auswahl
Eine lange Funktionsliste sagt wenig darüber aus, ob ein Monatsprozess funktioniert. Entscheidend ist, ob Erfassung, Korrektur, Freigabe und Weitergabe zusammenpassen.
01
App, Browser, Terminal und manuelle Einträge für unterschiedliche Arbeitsplätze.
02
Erkennbar machen, woher ein Eintrag stammt und ob er verändert wurde.
03
Offene Nachträge und Abweichungen geordnet prüfen.
04
Hinterlegte Regeln anwenden, ohne tatsächliche Pausennahme zu behaupten.
05
Geplante Schicht und erfasste Zeit im selben Kontext vergleichen.
06
Vormonat, Soll, Ist, Zuschläge, Korrekturen und Saldo getrennt zeigen.
07
Bearbeitungen mit Zeitpunkt und verantwortlicher Person dokumentieren.
08
Geprüfte Zeiträume schließen und Änderungen bewusst steuern.
09
Geprüfte Daten in passende Datei- und Exportprozesse übergeben.
10
Zugriff begrenzen und optionale Standortprüfung transparent konfigurieren.
Transparente Tarifgrenzen
Die Kern-Erfassung ist in jedem Tarif enthalten. Funktionen für Stundenkonto, Periodenabschluss und weiterführende Lohnvorbereitung sind für umfangreichere Abläufe vorgesehen.
Erfassen und prüfen
Abschließen und weitergeben
Shiftdesk bereitet Daten technisch vor, erstellt aber keine Lohnabrechnung und ersetzt keine fachliche Prüfung vor der Übergabe.
Klare Systemgrenzen
Einführung
Ein guter Start beginnt nicht mit möglichst vielen Regeln, sondern mit einem klaren betrieblichen Ablauf.
Klären, welche Teams plan-, stempel- oder hybridbasiert arbeiten.
App, Browser und Tablet den tatsächlichen Arbeitsplätzen zuordnen.
Pausen, Freigaben, Standorte und Berechtigungen bewusst festlegen.
Planabweichungen, Nachträge und vergessene Stempelvorgänge praktisch durchspielen.
Stundenkonto, Abschluss und vorbereitende Exporte vor dem breiten Rollout kontrollieren.
Preise
Starte mit der Kern-Erfassung oder verbinde im Pro-Tarif Arbeitszeitkonto, Monatsabschluss und Lohnvorbereitung. Alle Tarife lassen sich 14 Tage testen.
ab / Monat, 6 MA inklusive
ab / Monat, 12 MA inklusive
ab / Monat, 30 MA inklusive
Alle Preise netto zzgl. USt. · Monatlich kündbar · Keine Kreditkarte nötig
Zeiterfassung Software in der Praxis
Ein laufender Timer beantwortet zunächst nur, wann eine Person begonnen oder aufgehört hat. Für den betrieblichen Prozess müssen diese Ereignisse einem Arbeitstag zugeordnet, um Pausen ergänzt und vor der Auswertung geprüft werden. Erst dieser Zusammenhang macht aus der digitalen Stempeluhr eine belastbare Zeiterfassung Software.
Shiftdesk speichert deshalb nicht nur das Ergebnis. Quelle und Status eines Eintrags bleiben sichtbar, damit Verantwortliche zwischen erfassten, offenen und genehmigten Zeiten unterscheiden können.
In Schichtbetrieben existiert vor der Ist-Zeit bereits eine Erwartung: der veröffentlichte Dienstplan. Werden Plan und Zeiterfassung getrennt geführt, müssen Sollwerte später manuell übertragen und Abweichungen in Tabellen gesucht werden.
Der Plan-Ist-Zusammenhang zeigt dagegen direkt, ob Arbeitsbeginn, Arbeitsende oder Pause vom geplanten Dienst abweichen. Die verantwortliche Person entscheidet weiterhin, ob eine Abweichung korrekt ist und genehmigt werden kann.
Shiftdesk berücksichtigt hinterlegte Pausenregeln und die gesetzlichen Standardwerte. Eigene Regeln lassen sich ab Pro konfigurieren. Ein rechnerischer Pausenabzug belegt jedoch nicht, dass die Pause tatsächlich genommen wurde.
Deshalb bleiben betriebliche Organisation, Mitarbeiterinformation und Prüfung Aufgabe des Arbeitgebers. Hinweise der Software helfen bei der Plausibilitätskontrolle, sind aber keine automatische Rechtsberatung.
Ein Arbeitszeitkonto wird verständlich, wenn Vormonat, Soll, Ist, Zuschläge und Korrekturen getrennt ausgewiesen werden. So kann ein Plus- oder Minussaldo vor dem Abschluss nachvollzogen werden, statt nur als Endwert zu erscheinen.
Beim Monatsabschluss wird der geprüfte Zeitraum schreibgeschützt. Muss später etwas geändert werden, wird die Periode bewusst wieder geöffnet. Das schafft einen kontrollierten Ablauf für Korrektur und erneute Prüfung.
Genehmigte Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Zuschläge und Kostenstellen können für nachgelagerte Prozesse aufbereitet werden. Shiftdesk erzeugt unter anderem Dateien für DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt sowie CSV-Formate.
Die fachliche Prüfung und die eigentliche Lohnabrechnung bleiben bei Unternehmen, Lohnbüro oder Steuerkanzlei. Diese Grenze verhindert, dass ein technischer Export mit einer steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Prüfung verwechselt wird.
Häufige Fragen
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