Zeiterfassungssoftware vergleichen: 10-Punkte-Checkliste für KMU
Zeiterfassungssoftware anhand deines Betriebs vergleichen: 10 Kriterien, konkrete Pilotfälle und die Prüfung vom Stempeln bis zur Lohnübergabe.
Welche Zeiterfassungssoftware passt zu deinem Betrieb: eine App für ein mobiles Team, ein gemeinsames Tablet oder eine Lösung mit Webzugang für die Führungskraft? Die Entscheidung hängt davon ab, wo gearbeitet wird, wer Zeiten prüft und wie die Daten zur Lohnvorbereitung gelangen.
Die folgende Checkliste hilft dir, Anbieter anhand konkreter Abläufe zu vergleichen. Die Auswahlfälle und der Pilotplan sind Prüfvorschläge für deinen Betrieb, kein Bericht über durchgeführte Vergleichstests. Wenn du zunächst die Funktionen von Shiftdesk prüfen möchtest, findest du sie auf der Seite Zeiterfassung für Mitarbeiter.
Erfassungspflicht und Softwarewahl getrennt beurteilen
Was der BAG-Beschluss für die Arbeitszeiterfassung verlangt
Nach dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21 müssen Arbeitgeber im Anwendungsbereich ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit einführen. Der Beschluss schreibt dafür keine bestimmte Software und keine bestimmte elektronische Form vor. Eine digitale Lösung kann den Ablauf unterstützen; entscheidend ist die tatsächliche Erfassung. Den rechtlichen Hintergrund vertieft unser Ratgeber zur Zeiterfassungspflicht.
Aufzeichnung und Überstundenvergütung sind unterschiedliche Fragen
Nachvollziehbare Aufzeichnungen erleichtern die Prüfung von Arbeitszeiten. Daraus folgt aber keine automatische Umkehr der Beweislast für die Vergütung von Überstunden. Das BAG-Urteil 5 AZR 359/21 unterscheidet die Erfassungspflicht vom Nachweis im Überstundenprozess. Bewerte eine Software deshalb anhand der Qualität ihrer Aufzeichnungen und Korrekturwege, nicht anhand eines pauschalen Rechtsversprechens.
10-Punkte-Checkliste für die Auswahl einer Zeiterfassungssoftware
Gehe die Kriterien mit deinem eigenen Tagesablauf durch. Frage bei jeder Funktion nach, ob sie im gewählten Tarif enthalten ist und welche Einrichtung dafür nötig ist.
Erfassung passend zum Arbeitsplatz
Teste Smartphone, gemeinsam genutztes Terminal oder Webzugang mit den vorgesehenen Benutzerrollen. Ein Webzugang für Führungskräfte bedeutet nicht automatisch einen Browserzugang für alle Mitarbeitenden.
Pausen erfassen und prüfen
Prüfe, wie echte Pausen, nachgetragene Pausen und automatische Abzüge unterschieden werden. Ein rechnerischer Abzug belegt nicht, dass eine Pause tatsächlich genommen wurde.
Stundenkonto und Soll-Ist-Vergleich
Kläre, ob das Soll aus Vertragsstunden oder dem Dienstplan stammt und welche erfassten Zeiten ins Konto einfließen. Bei Shiftdesk ist das Stundenkonto ab Pro enthalten.
Hinweise zu Arbeits- und Ruhezeiten
Lasse dir zeigen, welche Regeln geprüft werden, wie Abweichungen sichtbar werden und wer sie bewertet. Automatisierte Hinweise ersetzen keine Prüfung der jeweils anwendbaren Regelungen.
Datenschutz und Rollenrechte
Prüfe Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung, Verarbeitungsorte und Zugriffsrechte. Teste insbesondere, welche Personen fremde Zeitdaten sehen oder verändern dürfen.
Geprüfte Übergabe an die Lohnvorbereitung
Lasse dir eine Beispieldatei zeigen und stimme Format, Personalnummern, Lohnarten, Einheiten und Kostenstellen mit der Kanzlei ab. Eine CSV-Endung allein sagt nichts über einen erfolgreichen Import aus.
Abwesenheiten im selben Ablauf
Prüfe Urlaub, Krankheit und Teilzeit anhand von Beispieldaten. Achte besonders darauf, wie Abwesenheiten über Monatsgrenzen in den Auswertungen zugeordnet werden.
Verknüpfung mit dem Dienstplan
Vergleiche eine geplante Schicht mit einem früheren oder späteren Stempelbeginn. Prüfe, wie Abweichungen und die für die weitere Verarbeitung verwendeten Zeiten erkennbar sind.
Verhalten bei fehlender Verbindung
Teste am echten Einsatzort, ob WLAN oder Mobilfunk ausreichen. Shiftdesk benötigt für mobile Vorgänge eine Verbindung und speichert sie bei Netzausfall nicht für einen späteren Versand zwischen.
Korrektur, Freigabe und Monatsabschluss
Prüfe, wer einen Eintrag berichtigt, wie Änderungen dokumentiert werden und wie eine Genehmigung zurückgenommen wird. Kläre auch den Ablauf für Korrekturen nach dem Monatsabschluss.
Für den allgemeinen gesetzlichen Pausenmaßstab nennt § 4 ArbZG mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Länger als sechs Stunden darf nicht ohne Ruhepause gearbeitet werden. § 3 ArbZG geht grundsätzlich von acht werktäglichen Stunden aus; die Verlängerung auf zehn Stunden setzt den dort geregelten Ausgleich voraus. Prüfe zusätzlich die für deinen Betrieb geltenden Ausnahmen und Regelungen.
Prüfe Zeiterfassung und Dienstplanung mit deinen Abläufen.
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Büro, Tablet oder mobiles Objektteam: Welche Methode passt?
| Auswahlfall | Ausgangspunkt | Im Pilot prüfen | Bei Shiftdesk beachten |
|---|---|---|---|
| Büro & Homeoffice | Persönliche App oder Browser, abhängig vom Anbieter und der Rolle | Zugang am vorgesehenen Gerät, Pausen und Korrekturweg | Mitarbeitende nutzen die App; berechtigte Führungsrollen zusätzlich das Web. |
| Produktion, Lager & gemeinsamer Eingang | Tablet-Terminal für mehrere Mitarbeitende | PIN-Nutzung, Wartezeiten zum Schichtbeginn und Verbindung | Terminal ab Pro; Tablet mit Standort verbinden, Hardware separat einplanen. |
| Reinigung & wechselnde Einsatzorte | Smartphone am jeweiligen Objekt | Netzabdeckung, richtige Schicht/Standortzuordnung und Objektwechsel | Aktive Internetverbindung nötig; kein mobiler Offline-Puffer und keine automatische Routenplanung. |
| Schichtbetrieb mit wechselnden Zeiten | Zeiterfassung mit Dienstplan-Verknüpfung | Planabweichung, tatsächliche Pause und Freigabestatus | Erfassungsmodus bewusst einrichten; Stundenkonto und Monatsabschluss ab Pro. |
Den gemeinsamen Erfassungsort erklärt die Tablet-Stempeluhr; die Einrichtungsanleitung fürs Tablet beschreibt die Standortzuordnung. Für persönliche Zugänge hilft die Dienstplan-App. Die Kombination mit wechselnden Diensten findest du beim Schichtplaner online.
Planzeiten und tatsächliche Arbeitszeit auseinanderhalten
Ein geplanter Dienst zeigt, wann jemand arbeiten soll. Ein Stempelvorgang dokumentiert eine tatsächliche Buchung. Bei der Auswahl solltest du sehen können, wo beide übereinstimmen und wo eine Prüfung nötig ist. Kläre auch, ob Rundungen oder eine Übernahme von Planzeiten aktiviert sind.
Shiftdesk unterstützt planbasierte, stempelbasierte und kombinierte Erfassung. Wähle den Modus passend zu deinem Ablauf und prüfe Abweichungen; aus einem veröffentlichten Plan allein lässt sich die tatsächlich geleistete Arbeit nicht ablesen. Die Hilfe zu den Erfassungsmodi erklärt die Unterschiede. Für die Planung selbst bleibt Dienstplan online erstellen die passende Übersicht.
Vom geprüften Monat zur CSV- oder DATEV-Übergabe
Lege vor dem Monatsende fest, wer fehlende Buchungen klärt, Korrekturen prüft und Zeiten genehmigt. Kontrolliere auch Abwesenheiten und Monatswechsel. Der Monatsabschluss schreibt den geprüften Stand fest; er ersetzt keine Vollständigkeitsprüfung. Bei Shiftdesk gehören Stundenkonto, Monatsabschluss und Lohnvorbereitung zu Pro und Enterprise.
- Arbeitszeitnachweis: Der allgemeine CSV-Export enthält Zeitdaten und ihren Bearbeitungsstatus, auch noch nicht genehmigte Einträge. Er dient der Prüfung und ist kein universeller Lohnimport.
- Berichte: CSV und Excel unterstützen die Auswertung. Welche Daten enthalten sind, hängt vom gewählten Bericht und Zeitraum ab.
- DATEV-Übergabedatei: Grundlage sind genehmigte oder festgeschriebene Zeitdaten und genehmigte Abwesenheiten im Lohnjournal. Personalnummern, Lohnarten, Einheiten und gegebenenfalls Kostenstellen müssen zum Zielsystem passen.
Beim Download können Einträge ohne Personalnummer oder ohne passende Lohnart ausgelassen werden. Prüfe deshalb Warnungen, enthaltene Mitarbeitende und Summen vor der Übergabe. Stimme das Format mit deiner Kanzlei ab und lasse einen Testimport prüfen. Eine DATEV-kompatible Datei ist keine direkte DATEV-Übermittlung und kein Nachweis eines erfolgreichen Imports. Die eigentliche Lohnabrechnung erfolgt in der Lohnsoftware oder durch die Kanzlei. Weitere Einzelheiten findest du bei den Shiftdesk-Integrationen und Exportmöglichkeiten.
Datenschutz bei der Auswahl prüfen
Prüfe, welche Daten für welchen Zweck verarbeitet werden und auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht. Bei Beschäftigtendaten ist unter anderem § 26 BDSG zu beachten. Standortdaten benötigen eine gesonderte Prüfung von Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit; eine pauschale Aussage „GPS nur mit Einwilligung“ reicht dafür nicht aus.
Auftragsverarbeitung und Verarbeitungsorte
Prüfe den AVV, Unterauftragnehmer und tatsächliche Verarbeitungsorte. EU-Hosting allein ist kein Nachweis der DSGVO-Konformität; bei Drittlandübermittlungen sind zusätzliche Voraussetzungen zu prüfen.
Datensparsamkeit und Sicherheit
Beschränke Daten auf den benötigten Zweck. Prüfe passende Sicherheitsmaßnahmen und ob Standortdaten überhaupt erforderlich sind.
Zugriffsrechte im Alltag
Teste mit unterschiedlichen Rollen, wer persönliche Zeiten, Abwesenheiten und Korrekturen sehen darf. Beschränke die Zugriffe auf die jeweilige Aufgabe.
Aufbewahrung und Löschung
Lege Fristen je Datenart und Zweck fest. Gesetzliche Nachweise und andere Aufbewahrungspflichten können unterschiedliche Fristen haben; eine automatische Löschung aller Zeitdaten nach zwei Jahren ist kein allgemeiner Standard.
Maßgeblich sind insbesondere die DSGVO, Artikel 5, 6, 17, 28, 32 und 44 ff. Für bestimmte Arbeitszeitnachweise nennen § 16 ArbZG und § 17 MiLoG Mindestaufbewahrungsfristen. Daraus folgt keine einheitliche Löschfrist für sämtliche Personal- und Zeitdaten.
Prüfplan für deinen Pilotbetrieb
Nutze die erste Woche, um mit einem kleinen Team typische Arbeitstage durchzuspielen. Die folgende Reihenfolge ist ein Vorschlag für deinen eigenen Test, keine Zusage einer Einführung innerhalb von sieben Tagen. Monatsabschluss und Testimport prüfst du zusätzlich vor der ersten echten Lohnübergabe, möglichst mit getrennten Beispieldaten.
Ziel und Übergabeformat festlegen
Wähle ein kleines Testteam und benenne die zuständige Führungskraft. Kläre mit der Kanzlei, welche Personalnummern, Lohnarten, Einheiten und welches Dateiformat benötigt werden.
Geräte und Zugänge einrichten
Prüfe die passenden Zugänge für Büro, Tablet-Terminal und Smartphone. Teste mit Beispieldaten, wer Zeiten sehen, korrigieren und genehmigen darf.
Einen normalen Dienst durchspielen
Erfasse Beginn, Ende und eine Pause. Vergleiche die Nettozeit mit deiner eigenen Rechnung und kontrolliere den Eintrag in der Mitarbeiter- und Arbeitgeberansicht.
Abweichungen und fehlendes Netz prüfen
Teste einen früheren oder späteren Arbeitsbeginn, eine vergessene Buchung und einen Verbindungsabbruch. Kläre, welche Hinweise erscheinen und wie fehlende Einträge nachvollziehbar nachgetragen werden.
Korrektur und Genehmigung prüfen
Korrigiere einen Beispieleintrag und genehmige ihn. Prüfe, wie die Änderung dokumentiert wird und welcher Freigabeschritt nötig ist, wenn danach noch etwas geändert werden muss.
Monat und Export gemeinsam prüfen
Kontrolliere offene Einträge, Abwesenheiten, Stunden und den vorgesehenen Monatsabschluss. Vergleiche die Exportdatei mit dem geprüften Stand und lasse einen Import in einem abgestimmten Testmandanten prüfen. Beziehe einen Monatswechsel ein.
Über die Einführung entscheiden
Halte offene Punkte, Schulungsbedarf und Zuständigkeiten fest. Rolle das System erst aus, wenn Erfassung, Korrektur und Übergabe funktionieren; die Monatsprüfung kann länger als die erste Testwoche dauern.
Halte je Fall fest: erwartetes Ergebnis, tatsächliches Ergebnis, offene Frage und verantwortliche Person. Für die konkrete Bedienung helfen Stempeln und Pausen sowie Zeiteinträge genehmigen.
Häufige Fragen zur Auswahl einer Zeiterfassungssoftware
Ist Zeiterfassungssoftware 2026 Pflicht?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bedeutet nicht automatisch eine Pflicht zu einer bestimmten Software. Der BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 verlangt im Anwendungsbereich ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit; er schreibt keine bestimmte elektronische Lösung vor. Entscheidend ist, dass der gewählte Ablauf die Anforderungen erfüllt.
Was kostet Shiftdesk für die Zeiterfassung?
Bei monatlicher Zahlung kostet Basic 25 € pro Monat mit 6 Mitarbeitenden inklusive; jede weitere Person kostet 2,50 € pro Monat. Pro kostet 45 € mit 12 Mitarbeitenden inklusive und 3,90 € je weiterer Person. Alle Beträge zzgl. USt. Stundenkonto, Monatsabschluss, Tablet-Terminal und Lohnvorbereitung sind ab Pro enthalten. Hardware und Einrichtungsaufwand solltest du zusätzlich einplanen.
Welche Methode passt zu einem Büro- oder Reinigungsteam?
Prüfe Geräte, Benutzerrollen und Netzverbindung. Bei Shiftdesk nutzen Mitarbeitende ihre persönliche App; berechtigte Führungsrollen arbeiten zusätzlich im Web. Für einen gemeinsamen Erfassungsort eignet sich das Tablet-Terminal ab Pro. Mobile Teams benötigen für die App eine aktive Internetverbindung.
Funktioniert die Shiftdesk-App offline?
Nein. Mobile Vorgänge benötigen eine aktive Internetverbindung und werden bei Netzverlust nicht lokal für einen späteren Versand zwischengespeichert. Prüfe deshalb die Verbindung am tatsächlichen Einsatzort und vereinbare einen nachvollziehbaren Ablauf zum Nachtragen fehlender Zeiten.
Ist eine CSV-Datei bereits ein DATEV-Import?
Nein. Ein allgemeiner CSV-Arbeitszeitnachweis ist von einer für das Lohnsystem vorbereiteten Übergabedatei zu unterscheiden. Shiftdesk bietet ab Pro DATEV-kompatible Übergabedateien. Personalnummern, Lohnarten, Einheiten und gegebenenfalls Kostenstellen müssen mit der Kanzlei abgestimmt und im Zielsystem geprüft werden. Ein Datei-Download ist keine direkte DATEV-Übermittlung.
Enthält jeder Export nur genehmigte Zeiten?
Nein. Der allgemeine Arbeitszeitnachweis enthält auch andere Bearbeitungsstände und weist den Status aus. Die DATEV-Übergabedatei beruht dagegen auf genehmigten oder festgeschriebenen Zeitdaten und genehmigten Abwesenheiten im Lohnjournal. Fehlende Personalnummern oder Lohnarten können dazu führen, dass Zeilen ausgelassen werden; prüfe Warnungen und Vollständigkeit vor der Übergabe.
Was muss ich beim Datenschutz prüfen?
Prüfe Zweck und Rechtsgrundlage, benötigte Daten, Rollenrechte, Auftragsverarbeitung, Sicherheitsmaßnahmen, Unterauftragnehmer und Verarbeitungsorte. EU-Hosting allein garantiert keine DSGVO-Konformität. Standortdaten brauchen eine gesonderte Prüfung von Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit. Aufbewahrungs- und Löschfristen richten sich nach den jeweiligen Daten und Pflichten.
Kann ich Zeiterfassung und Dienstplanung zusammen nutzen?
Ja. Shiftdesk verknüpft Schichten und Zeiterfassung. Prüfe bei der Einrichtung, ob Zeiten aus Stempelungen, aus dem Plan oder aus einem kombinierten Verfahren entstehen. Ein geplanter Dienst belegt für sich allein noch nicht, welche Zeit tatsächlich gearbeitet wurde; Abweichungen müssen geprüft werden.
Vergleiche neben dem Preis den vollständigen Ablauf von der Buchung bis zur geprüften Übergabe. Die Tarifübersicht zeigt den aktuellen Umfang; die Zeiterfassungsseite erklärt die Funktionen für deinen Pilotbetrieb.
Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die rechtlichen Hinweise beziehen sich auf Deutschland; für Österreich und die Schweiz gelten eigene Regelungen. Kläre besondere Anforderungen mit fachkundiger Beratung und den Lohnimport mit deiner Kanzlei.
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