Papier oder Aushang
Für sehr kleine, stabile Teams
- Ohne Einrichtung sofort nutzbar
- Keine zusätzlichen Softwarekosten
Sobald sich Schichten ändern, entstehen schnell veraltete Versionen. Verfügbarkeiten, Urlaube und Arbeitszeiten bleiben getrennt.
Dienstplan-Software für kleine und mittlere Unternehmen
Dienstplan-Software, die Planung und Arbeitszeit zusammenbringt.
Schichten per Drag & Drop planen, Änderungen direkt ans Team geben und Soll- sowie Ist-Zeiten an einem Ort behalten.
Keine Kreditkarte nötig · Monatlich kündbar
Demo vereinbaren- Hosting in Frankfurt
- Monatlich kündbar
- 256-Bit-Verschlüsselung
Nach DSGVO-Grundsätzen entwickelt
ArbZG-Hinweise in der Planung
Änderungen in Echtzeit
Serverstandort Frankfurt
Ehrliche Entscheidungshilfe
Welche Art von Dienstplan-Software passt zu deinem Betrieb?
Nicht jedes Team braucht sofort eine umfassende Lösung. Entscheidend sind Teamgröße, Häufigkeit der Änderungen und die Frage, ob Dienstplan, Arbeitszeit und Abwesenheiten getrennt oder gemeinsam verwaltet werden sollen.
Excel-Dienstplan
Für wenige Personen mit festen Zeiten
- Flexibel anpassbare Tabellen
- Guter Einstieg mit einer Vorlage
Formeln, Versionsstände und Benachrichtigungen müssen manuell gepflegt werden. Eine kostenlose Vorlage ist sinnvoll, solange die Planung überschaubar bleibt.
Einfache Dienstplan-App
Für Teams, die nur Pläne teilen
- Aktueller Plan auf dem Smartphone
- Weniger Ausdrucke und Chat-Nachrichten
Prüfe genau, ob Zeiterfassung, Abwesenheiten, Stundenkonten und Lohnvorbereitung enthalten oder separate Zusatzlösungen sind.
Integrierte Workforce-Software
Für wechselnde Schichten und wachsende Teams
- Dienstplan, Zeiten und Urlaub in einem System
- Self-Service für Mitarbeitende
Shiftdesk startet bei 25 € pro Monat zzgl. USt. und lohnt sich vor allem, wenn manuelle Abstimmung regelmäßig Zeit kostet.
Für einen einfachen Start genügt oft die kostenlose Dienstplan-Vorlage Ein ausführlicher Überblick über Aufwand und Grenzen steht im Vergleich Excel oder Dienstplan-Software.
Echte Produktansichten
So arbeitet eine integrierte Dienstplan-Software
Shiftdesk verbindet die eigentliche Schichtplanung mit den Abläufen davor und danach. Du siehst nicht nur, wer eingeplant ist, sondern auch Abwesenheiten, erfasste Zeiten und wichtige Hinweise.
Wochenplan per Drag & Drop erstellen
Schichten anlegen, Personen zuweisen und wiederkehrende Wochen kopieren. Offene Schichten bleiben sichtbar, bevor du den Plan veröffentlichst.
- Schichten per Drag & Drop verschieben und zuweisen
- Vorlagen und Kopierfunktion für wiederkehrende Wochen
- Hinweise zu Ruhezeiten, Pausen und Arbeitszeit vor der Veröffentlichung
- Planänderungen stehen dem Team nach der Freigabe direkt zur Verfügung
Planung und tatsächliche Arbeitszeit zusammen sehen
Der Plan ist nur der Anfang. Im Dashboard erkennst du geplante Stunden, aktuelle Abwesenheiten und Kennzahlen, ohne mehrere Tabellen abzugleichen.
- Geplante und erfasste Arbeitszeiten zentral verwalten
- Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten im selben System
- Stundenkonten und Soll-Ist-Abweichungen nachvollziehen
- Daten für die Lohnvorbereitung strukturiert bereitstellen
Ein durchgängiger Arbeitsablauf
Was gute Dienstplan-Software zwischen Planung und Abrechnung leistet
Der größte Vorteil entsteht nicht durch einen digitalen Kalender allein, sondern durch die Verbindung der einzelnen Arbeitsschritte. Informationen werden einmal erfasst und stehen im nächsten Schritt weiter zur Verfügung.
- 1
Bedarf und Verfügbarkeit zusammenführen
Planende starten mit benötigten Schichten, hinterlegten Arbeitsmodellen und bekannten Abwesenheiten. Statt mehrere Listen nebeneinander zu öffnen, entsteht eine gemeinsame Planungsgrundlage. Noch unbesetzte Schichten bleiben sichtbar, bis eine passende Zuordnung gefunden wurde.
Online-Planung ansehen - 2
Plan kontrolliert veröffentlichen
Vor der Freigabe lassen sich Besetzung und Hinweise prüfen. Nach der Veröffentlichung sieht das Team den aktuellen Stand per App oder Browser. Änderungen ersetzen die bisherige Version, sodass nicht mehrere Screenshots oder Ausdrucke gleichzeitig im Umlauf sind.
Mitarbeiter-App ansehen - 3
Ist-Zeiten zum Plan erfassen
Mitarbeitende erfassen Beginn, Ende und Pausen über den freigegebenen Erfassungsweg. Weil Dienstplan und Zeiterfassung zusammengehören, können Planende Soll- und Ist-Zeiten gegenüberstellen und Abweichungen nachvollziehen, statt Werte aus verschiedenen Dateien zu übertragen.
Zeiterfassung vergleichen - 4
Daten für den Monatsabschluss vorbereiten
Stunden, Abwesenheiten und relevante Salden werden strukturiert zusammengeführt. Das ersetzt keine Lohnabrechnung, reduziert aber manuelle Vorarbeit und schafft eine nachvollziehbare Grundlage für Exporte oder die Zusammenarbeit mit Lohnbüro und Steuerkanzlei.
Integrationen prüfen
Der entscheidende Unterschied zu einer reinen Kalender-App
Eine einfache App digitalisiert den Aushang. Eine integrierte Workforce-Lösung verbindet die Entscheidungen vor der Veröffentlichung mit den tatsächlichen Arbeitszeiten danach. Prüfe im Test deshalb nicht nur, wie schnell eine Schicht angelegt ist, sondern auch, wie Urlaub, Planänderung, Zeiterfassung und Monatsabschluss zusammenspielen.
Sechs Kriterien für die Auswahl einer Dienstplan-Software
Eine lange Funktionsliste sagt wenig über den Alltag aus. Prüfe stattdessen, ob die Lösung deine wiederkehrenden Planungsprobleme tatsächlich abdeckt.
Schnelle Dienstplanung
Wochen kopieren, Schichtvorlagen verwenden und Änderungen ohne neue Tabellen verteilen. Das spart vor allem bei wiederkehrenden Schichtmustern Zeit.
Hinweise statt Rechtsversprechen
Eine gute Software weist auf mögliche Konflikte bei Ruhezeiten, Pausen und Arbeitszeit hin. Die Verantwortung für den rechtskonformen Plan bleibt beim Betrieb.
Zeiterfassung im selben System
Timer, Browser oder Tablet-Terminal sollten dieselbe Datengrundlage nutzen. So lassen sich geplante Schichten und tatsächlich geleistete Zeiten vergleichen.
Abwesenheiten vor der Planung
Genehmigter Urlaub und andere Abwesenheiten müssen beim Planen sichtbar sein. Das reduziert Doppelbelegungen und nachträgliche Korrekturen.
Mitarbeiter-Self-Service
Mitarbeitende sollten ihren aktuellen Plan sehen und Urlaub oder Schichttausch digital anfragen können, ohne private Chatgruppen zu benötigen.
Datenschutz und Betrieb
Achte auf AVV, Rollen und Berechtigungen, Verschlüsselung, nachvollziehbare Zugriffe und einen transparenten Serverstandort innerhalb der EU.
Für wen eignet sich Shiftdesk als Dienstplan-Software?
Die passende Lösung hängt nicht allein von der Mitarbeiterzahl ab. Wechselnde Arbeitszeiten und der Abstimmungsaufwand sind meist wichtiger.
Shiftdesk passt gut, wenn …
- du regelmäßig wechselnde Früh-, Spät-, Nacht- oder Wochenendschichten planst
- Vollzeit, Teilzeit und Minijobs gemeinsam koordiniert werden
- Planänderungen, Urlaub und Tauschanfragen heute über mehrere Kanäle laufen
- Dienstplan und Zeiterfassung auf derselben Datengrundlage arbeiten sollen
- mehrere Standorte oder Abteilungen getrennt organisiert werden müssen
- du eine übersichtliche Lösung für kleine und mittlere Schichtbetriebe suchst
Eine einfachere Lösung kann genügen, wenn …
- nur ein bis drei Personen immer zu denselben Zeiten arbeiten
- kein Schichtbetrieb und praktisch keine Planänderungen bestehen
- ausschließlich eine kostenlose Druckvorlage gesucht wird
- vollautomatische Personalbedarfsprognosen oder komplexe Enterprise-Optimierung zwingend erforderlich sind
- das Team keine digitale Zeiterfassung oder Mitarbeiter-App nutzen soll
Was ist eine Dienstplan-Software?
Eine Dienstplan-Software ist eine digitale Anwendung, mit der Unternehmen Arbeits- und Schichtzeiten planen, Personen zuweisen und den fertigen Plan veröffentlichen. Im Unterschied zu einer statischen Tabelle kann sie Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Änderungen zentral berücksichtigen. Mitarbeitende greifen per Browser oder App auf den jeweils aktuellen Stand zu.
Umfangreiche Lösungen gehen über den Kalender hinaus: Sie verbinden Dienstplanung mit Zeiterfassung, Stundenkonto, Urlaubsverwaltung und Lohnvorbereitung. Dadurch werden Daten nicht mehrfach übertragen. Ein genehmigter Urlaub ist in der Planung sichtbar, eine veröffentlichte Schicht steht der Zeiterfassung als Bezug zur Verfügung und Soll- sowie Ist-Zeiten lassen sich gegenüberstellen.
Die Begriffe überschneiden sich, beschreiben aber unterschiedliche Suchabsichten: Wer einen Dienstplan online erstellen möchte, sucht häufig den direkten Planungsablauf. Ein Schichtplaner.
Dienstplan-Software einführen: fünf überschaubare Schritte
Eine Einführung muss kein monatelanges IT-Projekt sein. Für ein kleines oder mittleres Team lässt sich der erste Plan in einer klaren Reihenfolge vorbereiten und anschließend gemeinsam testen.
- 1
Team und Strukturen anlegen
Mitarbeitende, Standorte und Abteilungen erfassen. Rollen und Zugriffsrechte so vergeben, dass Planende und Mitarbeitende nur die benötigten Bereiche sehen.
- 2
Arbeitsmodelle hinterlegen
Vertragstypen, Wochenstunden und wiederkehrende Schichtzeiten definieren. Bestehende Abläufe zunächst abbilden, bevor Prozesse verändert werden.
- 3
Eine typische Woche planen
Mit einer realistischen Woche beginnen, Schichten zuweisen und Hinweise prüfen. Wiederkehrende Muster anschließend als Vorlage speichern.
- 4
Zeiterfassung und Anfragen testen
Mit einem kleinen internen Kreis prüfen, wie Zeiten erfasst, Urlaub beantragt und Planänderungen sichtbar werden. Ausgangswerte und Berechtigungen kontrollieren.
- 5
Plan veröffentlichen und Feedback sammeln
Das gesamte Team informieren, einen festen Ansprechpartner benennen und nach der ersten Woche gezielt nach unklaren Abläufen fragen.
Was kostet Dienstplan-Software?
Die Kosten hängen meist von Teamgröße und Funktionsumfang ab. Shiftdesk beginnt bei 25 € pro Monat zzgl. USt. und kann 14 Tage ohne Kreditkarte getestet werden. Vergleiche neben dem Preis auch Einrichtungsaufwand, Support und enthaltene Funktionen.
Basic
25 €
ab / Monat, 6 MA inklusive
- Dienstplanung mit Drag & Drop
- Zeiterfassung (Timer + manuell)
- Abwesenheiten mit Urlaubssaldo
- Bis 3 Standorte
Beliebt
Pro
45 €
ab / Monat, 12 MA inklusive
- Alle Basic-Features
- Unbegrenzte Standorte
- Lohnvorbereitung & DATEV
- Tablet-Stempeluhr (Kiosk-Modus)
Enterprise
120 €
ab / Monat, 30 MA inklusive
- Alle Pro-Features
- Öffentliche REST-API
- Budgetmanagement & Custom Fields
- SLA-Support (8 h Reaktionszeit)
Alle Details und Preiskalkulator ansehen
Alle Preise netto zzgl. USt. · Monatlich kündbar · Keine Kreditkarte nötig
Weiterführende Seiten zur Dienstplanung
Je nach Ausgangsfrage findest du hier den direkten Planungsablauf, Schichtmodelle, Zeiterfassung, App, Vorlage oder den ausführlichen Vergleich.
Dienstplan online erstellen
Vom leeren Kalender bis zum veröffentlichten Wochenplan.
Mehr erfahrenSchichtplaner online
Früh-, Spät-, Nacht- und weitere Schichtmodelle organisieren.
Mehr erfahrenDigitale Zeiterfassung
Arbeitszeiten per App, Browser oder Tablet-Terminal erfassen.
Mehr erfahrenDienstplan-App
Pläne, Anfragen und Änderungen unterwegs im Blick behalten.
Mehr erfahrenKostenlose Dienstplan-Vorlage
Excel-Vorlage für kleine Teams und einen einfachen Einstieg.
Mehr erfahrenExcel oder Software?
Vor- und Nachteile, Kosten und typische Wechselzeitpunkte vergleichen.
Mehr erfahrenHäufige Fragen zur Dienstplan-Software
Welche ist die beste Dienstplan-Software?▼
Die beste Lösung hängt von Teamgröße, Schichtmodell und benötigten Abläufen ab. Kleine, stabile Teams können mit einer Vorlage auskommen. Bei häufigen Änderungen sind Echtzeit-Veröffentlichung, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Self-Service wichtiger als eine möglichst lange Funktionsliste.
Gibt es kostenlose Dienstplan-Software?▼
Ja, es gibt kostenlose Vorlagen und eingeschränkte Tarife. Prüfe dabei Nutzerlimits, Datenschutz, Exportmöglichkeiten und ob wichtige Funktionen nur kostenpflichtig verfügbar sind. Shiftdesk bietet eine kostenlose Excel-Vorlage und eine 14-tägige Testphase der Software.
Was kostet Shiftdesk?▼
Shiftdesk beginnt bei 25 € pro Monat zzgl. USt. Der konkrete Preis richtet sich nach Tarif und Mitarbeiterzahl. Die aktuellen Leistungen und Staffelungen stehen transparent auf der Preisseite.
Wann lohnt sich der Wechsel von Excel zu Dienstplan-Software?▼
Typische Signale sind mehrere Planversionen, häufige Rückfragen, getrennte Urlaubslisten, manuelle Stundenkonten und regelmäßige Änderungen. Wenn diese Abstimmung jede Woche Zeit bindet, ist ein Test mit echten Abläufen sinnvoll.
Kann die Software das Arbeitszeitgesetz automatisch einhalten?▼
Eine Software kann auf mögliche Konflikte bei Ruhezeiten, Pausen oder Arbeitszeit hinweisen. Sie ersetzt weder die betriebliche Verantwortung noch eine rechtliche Prüfung, weil Tarifverträge, Ausnahmen und individuelle Situationen berücksichtigt werden müssen.
Wie sehen Mitarbeitende ihren Dienstplan?▼
Mitarbeitende können ihren aktuellen Plan in der Shiftdesk-App oder im Browser sehen. Dort lassen sich abhängig von den freigegebenen Funktionen auch Urlaubs- oder Tauschanfragen stellen.
Sind Dienstplanung und Zeiterfassung miteinander verbunden?▼
Ja. In Shiftdesk werden geplante Schichten und erfasste Arbeitszeiten auf derselben Plattform verwaltet. Das erleichtert Soll-Ist-Vergleiche und die Vorbereitung der Abrechnung, ohne eine automatische Lohnabrechnung zu behaupten.
Wie lange dauert die Einführung?▼
Kleine Teams können Stammdaten, Schichten und einen ersten Wochenplan häufig innerhalb weniger Stunden vorbereiten. Wie lange die vollständige Einführung dauert, hängt von Teamgröße, Standorten, Rollen und bestehenden Prozessen ab.
Worauf sollte ich beim Datenschutz achten?▼
Wichtig sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Hosting, Verschlüsselung, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie nachvollziehbare Lösch- und Exportprozesse. Shiftdesk wird in Frankfurt gehostet und nach DSGVO-Grundsätzen entwickelt.
ab 25 €
pro Monat zzgl. USt.
14 Tage
kostenlos testen
1–3 Stunden
typischer Start für kleine Teams
Frankfurt
Serverstandort in der EU
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