Krankmeldung Vorlage 2026: Abwesenheiten sauber melden und dokumentieren
Lade eine professionelle Vorlage für Krankmeldung und Abwesenheitsmeldung herunter. Die Datei hilft dir, Arbeitsunfähigkeit, Zeitraum, eAU-Status, betroffene Schichten und interne Bearbeitung zu dokumentieren, ohne Diagnosen oder unnötige Gesundheitsdaten abzufragen.
DOCX + PDF · Krankmeldung, Kind krank, Sonderurlaub · ohne Anmeldung
Krankmeldung und Abwesenheitsmeldung herunterladen
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Ideal für eigene Betriebsregeln, Rollen, Ansprechpartner und interne Hinweise. Mit Feldern für Zeitraum, eAU-Status, Vertretung und Bearbeitung.
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Welche Abwesenheit muss wie erfasst werden?
Eine gute Vorlage trennt die Fälle klar. Krankmeldung ist nicht Urlaub, Kind krank ist nicht normale Arbeitsunfähigkeit und Sonderurlaub braucht andere Nachweise als eine eAU.
Krankmeldung
Dokumentiere Arbeitsunfähigkeit, voraussichtliche Dauer, Meldedatum und ob ein eAU-Abruf oder Papiernachweis nötig ist. Keine Diagnose erfassen.
Kind krank
Separat markieren, weil Kinderkrankengeld und Nachweise anders laufen können als die eigene Arbeitsunfähigkeit.
Arzttermin
Nur als Arbeitszeit-/Abwesenheitsnotiz erfassen, wenn der Termin die geplante Schicht berührt und intern relevant ist.
Sonderurlaub
Anlass, Zeitraum und Genehmigungsstatus sauber dokumentieren. Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung können Details regeln.
Unbezahlte Abwesenheit
Getrennt von Urlaub und Krankheit führen, damit Stundenkonto, Lohnvorbereitung und Planbesetzung nicht vermischt werden.
Datenschutz
Rollen begrenzen, Aufbewahrung prüfen und keine Gesundheitsdetails sammeln, die für Planung und Entgeltfortzahlung nicht erforderlich sind.
Rechtlicher Kern für Deutschland: Beschäftigte müssen Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Dauert sie länger als drei Kalendertage, ist grundsätzlich spätestens am folgenden Arbeitstag ein Nachweis nötig; Arbeitgeber können ihn früher verlangen. Seit der eAU bleibt die Meldepflicht bestehen, auch wenn Arbeitgeber die Bescheinigung digital abrufen.
Was die Vorlage enthält
Die Vorlage ist für kleine Betriebe, Schichtteams und HR-Verantwortliche gedacht, die eine einfache, datensparsame Meldung brauchen.
Ausfüllbares Formular
Person, Team, Zeitraum, Meldung, betroffene Schicht, Ansprechpartner und Bearbeitungsstatus in einem Dokument.
eAU-Status
Eigene Zeile für eAU-Abruf, Papiernachweis oder internen Sonderfall, ohne medizinische Details abzufragen.
Abwesenheitsarten
Krankmeldung, Kind krank, Arzttermin, Sonderurlaub, unbezahlte Abwesenheit und sonstige Fälle getrennt markierbar.
Arbeitgeber-Check
Kurzliste für Dienstplanung, Vertretung, Lohn/Stundenkonto und datensparsame Bearbeitung.
Bei mehreren Teams wird Papier schnell unsauber
Eine Vorlage ist ein guter Start. Sobald Schichten getauscht werden, Vertretungen gesucht werden und Urlaubskonten oder Stundenkonten betroffen sind, braucht der Prozess mehr als ein PDF. Shiftdesk verbindet Meldung, Genehmigung, Kalender, Dienstplan und Mitarbeiter-App.
Meldung kommt digital an
Mitarbeitende melden Urlaub oder Krankheit in der App. Führungskräfte sehen sofort, wer betroffen ist.
Rollen statt Rundmail
Sensible Abwesenheitsdaten bleiben bei den Personen, die sie für Planung oder HR wirklich benötigen.
Dienstplan bleibt aktuell
Abwesenheiten erscheinen im Kalender und helfen, Vertretungen und Unterbesetzung schneller zu erkennen.
Stundenkonto passt dazu
Urlaub, Krankheit und Feiertage laufen in der Zeiterfassung und Lohnvorbereitung konsistenter zusammen.
Häufige Fragen zur Krankmeldung Vorlage
Ist die Krankmeldung Vorlage kostenlos?+
Ja. Du kannst die DOCX- und PDF-Datei kostenlos herunterladen. Die E-Mail-Option ist freiwillig und nutzt Double-Opt-in.
Darf die Vorlage nach der Diagnose fragen?+
Nein, für Arbeitgeber ist normalerweise die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer relevant. Die Vorlage enthält deshalb bewusst kein Feld für Diagnose oder Krankheit.
Müssen Mitarbeitende trotz eAU noch Bescheid sagen?+
Ja. Die eAU ersetzt in vielen Fällen die Papierbescheinigung, aber nicht die Pflicht, den Arbeitgeber umgehend über die Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer zu informieren.
Ab wann ist ein Nachweis nötig?+
Nach § 5 EntgFG grundsätzlich, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert; der Nachweis ist dann spätestens am folgenden Arbeitstag nötig. Arbeitgeber können einen Nachweis auch früher verlangen.
Ist Kind krank dasselbe wie eine normale Krankmeldung?+
Nein. Der Fall sollte getrennt markiert werden, weil Nachweise, Kinderkrankengeld und interne Bearbeitung anders laufen können.
Ersetzt die Vorlage eine Rechtsberatung?+
Nein. Sie ist eine praktische Organisationshilfe. Tarifverträge, Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen und Einzelfälle können zusätzliche Vorgaben enthalten.