Vergessenes Ausstempeln und Safety-Net

Vergessenes Ausstempeln

Es passiert: Der Feierabend kommt schneller als gedacht, das Telefon klingelt, und das Ausstempeln gerät in Vergessenheit. Shiftdesk hat dafür ein mehrstufiges Safety-Net.

Stufe 1: Push-Erinnerung

Wenn Deine geplante Schicht mehr als 15 Minuten vorbei ist und Du noch eingestempelt bist, schickt Dir die Mobile App eine Push-Benachrichtigung:

> "Du bist noch eingestempelt. Hast Du vergessen auszustempeln?"

Tippe auf die Benachrichtigung und der AUSSTEMPELN-Bildschirm öffnet sich direkt.

Stufe 2: 23-Stunden-Warnung

Bist Du 23 Stunden ohne Unterbrechung eingestempelt, sendet Shiftdesk:

• Eine kritische Push-Notification an Dein Gerät
• Eine E-Mail an Dich und Deinen Manager
• Einen Eintrag im Arbeitszeitprotokoll mit Warnung "Offene Session > 23 h"

Stufe 3: Auto-Close nach 24 Stunden

Sobald die Session 24 Stunden dauert, greift der Auto-Close-Job:

1. Shiftdesk erstellt automatisch ein clockout-Event mit dem Zeitstempel des geplanten Schichtendes (oder fallback: 8 Stunden nach Clock-In).
2. Der Zeiteintrag wird mit Quelle manual und Status pending gespeichert.
3. Eine Warnung "autoclosed" wird angeheftet.
4. Der Manager erhält eine Aufgabe in der Prüfliste.

Auto-Close ist ein Notfallmechanismus, kein Komfortfeature. Der Eintrag muss von einem Manager geprüft und korrigiert werden, bevor er genehmigt wird.

Stufe 4: Manuelle Korrektur durch den Manager

Als Manager findest Du auto-geschlossene Sessions in Arbeitszeitprotokoll mit Filter Warnungen → autoclosed.

Vorgehen:

1. Sprich mit dem Mitarbeiter und kläre die echte Endzeit.
2. Oeffne den Eintrag und klicke Bearbeiten.
3. Korrigiere die Endzeit.
4. Trage eine Notiz mit der Begründung ein.
5. Speichern und Genehmigen.

Die Aenderung wird im Audit-Log mit altem und neuem Wert dokumentiert.

Was, wenn ich gar nicht auf der Arbeit war?

Falls die Sitzung versehentlich entstanden ist (z. B. Test oder Klick), kann der Manager den Eintrag ablehnen. Der Status wechselt auf rejected, und der Eintrag fliesst nicht in die Lohnabrechnung ein.

Tipp für Mitarbeiter

Aktiviere Push-Benachrichtigungen in der App. Die meisten vergessenen Ausstempelungen werden bereits durch die 15-Minuten-Erinnerung verhindert.

Siehe auch Manuelle Zeiteinträge und Stempeln mit der Mobile App.