Zeiterfassung konfigurieren (Modi, Snap, Pausen, GPS)

Zeiterfassung konfigurieren

Die Zeiterfassung ist das Herzstück von Shiftdesk. Unter Einstellungen → Zeiterfassung legst du fest, wie deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen, ob und wie gerundet wird, welche Pausenregeln gelten und ob GPS-Daten erforderlich sind.

Tracking-Modus wählen

Shiftdesk unterstützt drei Modi:

• Plan-only — die geplante Schicht gilt automatisch als gearbeitete Zeit. Geeignet für Büros mit Vertrauensarbeitszeit.
• Stempeluhr — Mitarbeiter stempeln aktiv ein und aus (Web, Mobile, Kiosk).
• Hybrid — Plan ist Grundlage, Abweichungen werden gestempelt oder manuell korrigiert.

Den Modus stellst du global oder pro Standort ein.

Rounding und Snap

Damit kleine Abweichungen (Mitarbeiter stempelt um 8:02 statt 8:00) nicht jede Auswertung verzerren:

• Rounding: Stempelzeiten auf z. B. 5 oder 15 Minuten runden.
• Snap-Fenster: Liegt die Stempelung innerhalb von z. B. ±10 Minuten zur geplanten Schicht, wird sie automatisch auf die Planzeit gesetzt.

> Beispiel: Snap-Fenster 10 Minuten, Schicht beginnt 9:00. Stempelt jemand um 8:53, wird daraus 9:00. Stempelt jemand um 8:45, bleibt es bei 8:45.

Pausen-Modus

Wähle, wie Pausen erfasst werden:

• Automatisch (DACH) — Shiftdesk zieht gemäß ArbZG §4 automatisch 30 Min ab 6 Std und 45 Min ab 9 Std ab.
• Manuell — Mitarbeiter stempeln Pausen aktiv (Pause Start / Pause Ende).
• Geplant — die Pause aus der Schichtplanung wird übernommen.

Auto-Approval

Damit du nicht jede Stempelung einzeln freigibst, kannst du Auto-Approval aktivieren: Stempelungen, die keine Auffälligkeiten haben (im Snap-Fenster, kein Überstundenüberschreitung, GPS ok), werden automatisch genehmigt. Auffällige Einträge landen in deiner Freigabeliste.

GPS-Pflicht

Für mobile Stempelungen kannst du GPS-Pflicht aktivieren. Dabei prüft Shiftdesk, ob der Mitarbeiter sich im Geofence des Standorts befindet (Radius einstellbar, z. B. 200 m). Fehlt GPS oder liegt die Position außerhalb, wird die Stempelung markiert und muss manuell freigegeben werden.

Mehr Details

Die technischen Hintergründe findest du in der ADR 0002-timetracking-architecture und im Architektur-Dokument zur Zeiterfassung.