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Standorte verwalten

Standorte sind die oberste Ebene deiner Organisationsstruktur in Shiftdesk. Jeder Standort hat eine eigene Adresse, Zeitzone und ein Land bzw. Bundesland — diese Werte beeinflussen die Stempelzeiten, Reports und den automatischen Feiertagsimport.

Abteilungen und Teams einrichten

Shiftdesk strukturiert deine Organisation in drei Ebenen: **Standort → Abteilung → Team**. Diese Hierarchie hilft dir, Schichten übersichtlich zu planen, Berechtigungen sauber zu vergeben und Reports gezielt auszuwerten.

Feiertage importieren und verwalten

Feiertage haben in Shiftdesk zwei wichtige Funktionen: Sie blockieren standardmäßig die Schichtplanung (gemäß **ArbZG §9**, Sonn- und Feiertagsruhe) und sie aktivieren **Feiertagszuschläge** über die Zuschlagskarten.

Vertragstypen definieren

Vertragstypen sind die Grundlage dafür, dass Shiftdesk korrekt zwischen Vollzeit, Teilzeit, Minijob und freien Mitarbeitern unterscheidet. Jeder Mitarbeiter wird genau einem Vertragstyp zugeordnet — daraus leiten sich Lohnberechnung, Arbeitszeitregeln und Plus/Minus-Stunden ab.

Zuschlagskarten (Rate Cards) konfigurieren

Zuschlagskarten regeln, wann und in welcher Höhe Mitarbeiter Zuschläge auf ihren Stundenlohn erhalten — etwa für Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit. Du kannst beliebig viele Karten anlegen und sie Vertragstypen oder einzelnen Mitarbeitern zuweisen.

Lohnarten zu DATEV-Nummern mappen

Damit dein Lohnbüro die Shiftdesk-Daten reibungslos in **DATEV LODAS** oder **Lohn & Gehalt** importieren kann, musst du jede Shiftdesk-Lohnart einer DATEV-Lohnartnummer zuordnen. Diese einmalige Konfiguration sparst du dir später jeden Monat.

Zeiterfassung konfigurieren (Modi, Snap, Pausen, GPS)

Die Zeiterfassung ist das Herzstück von Shiftdesk. Unter **Einstellungen** → **Zeiterfassung** legst du fest, wie deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen, ob und wie gerundet wird, welche Pausenregeln gelten und ob GPS-Daten erforderlich sind.

API-Keys für externe Systeme erstellen

Mit API-Keys können externe Systeme — etwa dein Kassensystem, ein BI-Tool oder ein eigenes Skript — auf Shiftdesk-Daten zugreifen. Jeder Key bekommt genau definierte **Scopes**, sodass du den Zugriff so eng wie möglich halten kannst.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA) einrichten

MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung) schützt dein Shiftdesk-Konto auch dann, wenn dein Passwort einmal in falsche Hände geraten sollte. Beim Login fragt Shiftdesk zusätzlich nach einem **Einmal-Code** aus deiner Authenticator-App.

Benutzerdefinierte Mitarbeiter-Felder (Custom Fields)

Die Standard-Stammdaten in Shiftdesk decken die häufigsten HR-Anforderungen ab. Brauchst du darüber hinaus eigene Felder — etwa "Führerscheinklasse", "T-Shirt-Größe" oder "Datum letzte Sicherheitsunterweisung" — legst du diese als **Custom Fields** an.