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Zeiterfassungspflicht prüfen: Was heute gilt und was das geplante Arbeitszeitgesetz vorsieht

Fünf Angaben genügen. Du siehst, welche Aufzeichnungspflichten für dein Unternehmen schon heute gelten und welche Übergangsfrist der Entwurf bei der elektronischen Erfassung vorsieht.

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Zeiterfassungspflicht-Check
Entwurfsstand 18.06.2026

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Umstellung vorbereiten. Ihr erfasst bereits. Für die geplante elektronische Pflicht steht eine Umstellung an.

Entwurfsstand 18.06.2026, noch nicht beschlossen

5 Jahre ab Inkrafttreten

So lange soll dein Unternehmen nach dem Entwurf noch nicht-elektronisch erfassen dürfen. Im ersten Jahr nach Inkrafttreten soll das ohnehin für alle Arbeitgeber gelten.

Das Inkrafttreten ist noch nicht terminiert. Die Frist wird deshalb relativ angegeben, nicht als Datum.

Inhaltlich geprüft am 09.08.2026 gegen den Volltext des Referentenentwurfs. Ein Regierungsentwurf lag zu diesem Zeitpunkt nicht vor.

Gilt für dich schon heute

Geltendes Recht

  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionskonformer Auslegung, bestätigt durch den BAG-Beschluss vom 13.09.2022.
  • Nach Angaben des BMAS besteht für die Aufzeichnung derzeit keine Formvorschrift, sie kann auch handschriftlich erfolgen.
  • Über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit gesondert aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Geplant im Referentenentwurf

Entwurfsstand 18.06.2026, noch nicht beschlossen

  • Aufzeichnung grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung. Nur auf Grundlage eines Tarifvertrags soll eine spätere Aufzeichnung möglich sein, spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages.
  • Die Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren soll auf alle Aufzeichnungen erstreckt werden. Neu wäre ein Anspruch der Beschäftigten, auf Verlangen über die aufgezeichnete Arbeitszeit informiert zu werden und eine Kopie zu erhalten.
  • Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht sollen zusätzlich bußgeldbewehrt werden, unter anderem die fehlende Auskunft und Kopie sowie das fehlende Bereithalten der Aufzeichnungen. Der Rahmen des § 22 Abs. 2 ArbZG von bis zu 30.000 Euro bleibt im Entwurf unverändert.

Deine nächsten Schritte

  1. Prüfen, ob eure heutige Erfassung Beginn, Ende und Dauer vollständig und arbeitstäglich abbildet.
  2. Zuständigkeit im Betrieb festlegen: Wer erfasst, wer kontrolliert, wer archiviert?
  3. Umstellungstermin einplanen, statt auf das Inkrafttreten zu warten.

So funktioniert der Check

Geltendes Recht und Entwurf sauber getrennt

Die Pflicht, Arbeitszeit aufzuzeichnen, gilt bereits heute. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionskonformer Auslegung abgeleitet, dass Arbeitgeber ein System einführen und nutzen müssen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der gesamten Arbeitszeit erfasst werden. Die Formel „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit“ stammt aus dem Entwurf.

Neu ist im Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 vor allem die Form. Bisher gibt es keine Formvorschrift, die Aufzeichnung darf laut BMAS auch handschriftlich erfolgen. Der Entwurf will daraus eine elektronische Pflicht machen, gestaffelt nach der Zahl der Arbeitnehmer je Arbeitgeber.

Der Check bildet beide Ebenen getrennt ab. Alles, was im Ergebnis als Entwurf gekennzeichnet ist, kann sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Das Inkrafttreten ist bislang nicht terminiert.

Entwurfsstand 18.06.2026

Übergangsfristen nach Arbeitgebergröße

Im ersten Jahr nach Inkrafttreten sollen alle Arbeitgeber noch nicht-elektronisch erfassen dürfen. Danach greift die Staffelung nach der Zahl der Arbeitnehmer je Arbeitgeber:

ArbeitgebergrößeElektronisch geplant spätestensHinweis
Bis 10 ArbeitnehmerDauerhaft ausgenommenAuch Hausangestellte in Privathaushalten. Die Aufzeichnungspflicht selbst bleibt bestehen.
11 bis 49 Arbeitnehmer5 Jahre ab InkrafttretenLängste Übergangsfrist im Entwurf. Die Aufzeichnungspflicht selbst gilt schon vorher.
50 bis 249 Arbeitnehmer2 Jahre ab InkrafttretenTarifvertrag oder Betriebsvereinbarung können abweichende Regelungen vorsehen.
Ab 250 Arbeitnehmer1 Jahr ab InkrafttretenKürzeste Frist im Entwurf.

Zusätzlich sieht der Entwurf die Aufzeichnung am Tag der Arbeitsleistung vor, eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren, einen Anspruch der Beschäftigten auf Auskunft und Kopie sowie eine Erweiterung der Bußgeldtatbestände im Rahmen der bestehenden 30.000 Euro.

Aus der Planungspraxis

Vier Dinge, die jetzt schon helfen

Nicht auf das Gesetz warten

Die Aufzeichnungspflicht wird nach Auffassung des BMAS bereits heute abgeleitet. Wer noch gar nicht aufzeichnet, sollte damit nicht auf das Inkrafttreten des Entwurfs warten.

Vollständigkeit vor Technik

Beginn, Ende und Dauer sollten arbeitstäglich vorliegen. Eine Tabelle, die nur Summen führt, bildet das nicht ab.

Aufbewahrung mitdenken

Zwei Jahre Aufbewahrung gelten heute schon. Der geplante Anspruch auf Auskunft und Kopie lässt sich mit Papierzetteln nur mühsam abbilden.

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FAQ

Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht

Ist die Arbeitszeiterfassung schon heute Pflicht?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionskonformer Auslegung ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Das gilt unabhängig davon, ob das geplante Gesetz kommt.
Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?
Derzeit nicht. Nach Angaben des BMAS besteht für die Aufzeichnung keine Formvorschrift, sie kann auch handschriftlich erfolgen. Erst der Referentenentwurf vom 18.06.2026 sieht eine elektronische Pflicht vor.
Ab wann soll die elektronische Pflicht gelten?
Das Inkrafttreten ist nicht terminiert. Der Entwurf sieht gestaffelte Übergangsfristen ab Inkrafttreten vor: ein Jahr für alle Arbeitgeber, zwei Jahre für Arbeitgeber mit weniger als 250 Arbeitnehmern und fünf Jahre für Arbeitgeber mit weniger als 50 Arbeitnehmern. Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmern sollen dauerhaft ausgenommen sein.
Welche Arbeitgeber sind von der elektronischen Form ausgenommen?
Nach dem Entwurf sollen Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmern sowie Hausangestellte in Privathaushalten dauerhaft ausgenommen sein. Auf Grundlage eines Tarifvertrags soll ebenfalls dauerhaft nicht-elektronisch aufgezeichnet werden dürfen. Die Aufzeichnungspflicht als solche entfällt dadurch nicht.
Was muss genau aufgezeichnet werden?
Nach dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 muss die gesamte geleistete Arbeitszeit erfasst werden, also Beginn und Ende und damit die Dauer. Der Entwurf will daraus die ausdrückliche Pflicht machen, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. In den Branchen des § 2a SchwarzArbG und bei vielen geringfügig Beschäftigten kann § 17 MiLoG schon heute zusätzlich gelten.
Welche Bußgelder sind vorgesehen?
Heute und nach dem Entwurf gelten unterschiedliche Wege. Die allgemeine Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist nicht unmittelbar bußgeldbewehrt: Nach § 25 ArbSchG wird erst der Verstoß gegen eine vollziehbare Anordnung der Behörde geahndet, dann mit bis zu 30.000 Euro. Für Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG greift dagegen schon heute § 22 ArbZG. Der Entwurf ändert die Bußgeldhöhe nicht, es bleibt beim Rahmen des § 22 Abs. 2 ArbZG von bis zu 30.000 Euro. Neu ist, dass zusätzliche Verstöße erfasst werden sollen, etwa die fehlende Aufbewahrung, die verweigerte Auskunft oder Kopie und das fehlende Bereithalten der Unterlagen. Ob und in welcher Form das Gesetz kommt, ist offen.

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Der Check liefert Orientierungswerte auf Basis des Referentenentwurfs vom 18.06.2026, geprüft am 09.08.2026, und ersetzt keine Rechtsberatung. Der Entwurf ist nicht beschlossen und kann sich im Verfahren ändern.